Presupuestos para Tomar Decisiones Agrícolas

Los administradores de granjas deben tomar decisiones todos los días. Algunas decisiones tienen consecuencias vitales para el negocio de la granja, mientras que otros no son tan cruciales.
Presupuestos para Tomar Decisiones Agrícolas - Articles

Updated:

Algunos, como la compra de bienes de capital, ocurren con poca frecuencia. Otros se hacen con más frecuencia - eligiendo cuando vender las cosechas o el ganado, por ejemplo. Las decisiones tomadas hoy pueden tener un impacto inmediato en el negocio, o pueden tomar mucho más tiempo para tener un efecto. Estas decisiones pueden afectar cualquier faceta de la actividad agrícola, incluyendo elementos tales como la producción, el personal, o el financiamiento.

Debido a que muchas de las decisiones pueden tener importantes impactos financieros, los administradores de granjas necesitan analizar las alternativas de una manera consistente. Algunas alternativas son fácilmente analizadas y una decisión se puede tomar rápidamente. En otros casos, los administradores de granjas deben tomar más tiempo para reconocer y evaluar todos los posibles efectos de esa decisión. Para hacer esto, los administradores de granjas necesitan infraestructuras para decisiones con el fin de analizar las ventajas y desventajas relevantes y determinar la viabilidad de las empresas. Esta publicación trata los temas de presupuestos empresariales y parciales, dos herramientas que proporcionan la base del análisis de una amplia gama de decisiones administrativas agrícolas.

Presupuestos Empresariales

Los presupuestos de la empresa representan las estimaciones de los recibos (ingresos), los costos y beneficios asociados a la producción de productos agrícolas. La información contenida en los presupuestos de la empresa puede ser utilizada por productores agrícolas, por especialistas en extensión, por instituciones financieras, por agencias gubernamentales, y otros asesores que toman decisiones en la industria de alimentos y fibras.

Los presupuestos se utilizan para:

  • Detallar los recibos (ingresos) obtenidos por una empresa
  • Detallar los insumos y las prácticas de producción que se requieren de una empresa
  • Evaluar la eficacia de las empresas agrícolas
  • Evaluar los beneficios y costos para los cambios importantes en las prácticas de producción
  • Servir de base de un plan total para la granja
  • Dar apoyo a las solicitudes de crédito

Los presupuestos de la empresa deben estar preparados con objetivos específicos en mente. Las muestras de presupuestos en esta y otras la publicaciones de Agricultural Alternatives [Alternativas Agrícolas] deben ayudar a asegurar de que usted incluya todos los gastos y los ingresos en su presupuesto. Los ingresos y costos a menudo son difíciles de estimar en la preparación del presupuesto, ya que son numerosos y variables. Por lo tanto, usted debe pensar en un presupuesto de muestra como primera aproximación y luego hacer los ajustes apropiados utilizando la columna "Su Cálculo" para añadir, eliminar y ajustar los elementos que reflejen su situación específica de producción. También puede utilizar las versiones en PDF para reconciliar los valores para su operación. Los dos formatos presupuestarios de ejemplo en esta publicación describen los tipos de costos y unidades comunes que se incluyen en los presupuestos de cultivo típico y ganadería (Tablas 1 y 2). Estos ejemplos, a diferencia de los de las empresas específicas en esta serie, omiten las cantidades estimadas para los registros individuales.

Usted necesitara Adobe Acrobat Reader para usar estas formas (Tables 1, 2, y 3). Si usted no tiene este programa en su computador, puede descargar una versión gratis.

Los presupuestos empresariales se elaboran por lo general basados en un acre para los cultivos y una unidad animal típica para el ganado. Esto puede significar por cabeza, por unidad animal (por ejemplo, una unidad de vacas y crías), por rebaño, o de otra manera. Los presupuestos empresariales deben incluir recibos de cada producto y subproducto de la empresa. En el caso de los cultivos, esto puede significar un desglose de los ingresos por grados o puntos de venta en el mercado. También puede significar la enumeración de dos productos distintos, como el grano y la paja en el caso de una pequeña cosecha de granos. Para el ganado, a menudo significa separar la venta de tipos de animales (por ejemplo, venta de ganado para carniceria o para cria y contabilizar la cría de ganado sacrificado) o por grados de carne, cueros, lana, huevos u otros productos. Los precios utilizados deben reflejar los valores de mercado y de la productividad de los recursos empresariales (terreno, mano de obra, equipos, etc.).

Los presupuestos de la empresa contienen varios componentes de costos. La determinación de los costos de las prácticas de producción puede ser difícil. Las personas a menudo están en desacuerdo sobre cuales precios incluir y cómo deben ser medidos. Claramente, estas diferencias se deben a que los costos de producción son únicos para cada situación de recursos. Una distinción financiera importante es el concepto de los costos variables y costos fijos.

  • Los costos variables son aquellos gastos que varían con el nivel de producción y son el resultado del uso de insumos adquiridos y activos de propiedad. Ejemplos en los presupuestos de cultivos incluyen gastos por semillas o plantas, fertilizante y cal, pesticidas, combustible, reparaciones de maquinaria y mantenimiento, el seguro de cosechas, trabajo pagado por hora o trabajo temporal, la comercialización y el interés sobre el capital operativo. En los presupuestos de ganado, se incluyen los gastos de alimentación, salud del hato, la cría, la mano de obra, la comercialización,y el interés sobre el capital operativo. Si los terrenos o edificios se alquilan, deben ser incluidos como un costo variable. Otros términos utilizados para describir los costos variables son los costos en efectivo (o gastos), los costos directos y los costos de su propio bolsillo.
  • Los costos fijos no varían con el nivel de producción y son el resultado de la propiedad de activos (y por lo tanto no va a cambiar en el corto plazo). Estos incluyen la depreciación, los impuestos, los intereses sobre la inversión, el terreno, reparaciones de actives fijos (como edificios y cercas), y seguro. La depreciación debe ser valorada por el método de amortización lineal basada en los años actuales de uso y los valores típicos de recuperación en lugar de los métodos de acelerados permitidos para efectos del impuesto sobre la renta. A veces, los costos administrativos o empleados asalariados también se incluyen como un costo fijo. Costos indirectos, en efectivo, y gastos operativos generales son otros términos utilizados para describir los costos fijos.
  • Los costos totales son la suma de los costos variables y los costos fijos. Mientras que la empresa debe obtener un beneficio por encima de los costos totales, esto no siempre es posible. Los ingresos recibidos frecuentemente son inferiores a los costos totales de producción. ¿Debería una empresa mantenerse bajo estas circunstancias? La respuesta puede ser sí, si (1) las ganancias están por encima de los costos variables y (2) esta es una condición de corto plazo. Es económico continuar la producción a corto plazo, siempre y cuando sus ingresos sean mayores que sus costos variables de producción. En otras palabras, a corto plazo, usted debe recibir un precio que genere un ingreso, al menos, igual a los costos variables (esto también se conoce como tener un margen bruto positivo o ingreso sobre los costos variables). A la larga, sin embargo, el precio de mercado y el rendimiento deben ser lo suficientemente alto como para cubrir los costos totales de producción, incluyendo los costos fijos. De lo contrario, la sustitución de maquinaria y equipo será cada vez más difícil, y como resultado, la empresa no será financieramente sólida después de un período de varios años.

El concepto de costo variable/fijo es fundamental para la mayoría de las decisiones a corto plazo y de decisiones anuales para granjas. La mayoría o la totalidad de los costos fijos asociados a su granja no se verán afectados por esta decisión anual. Empresas de cultivos agrícolas y de ganado compiten por recursos agrícolas limitados. Las opciones más deseables son las que pagan los más altos rendimientos por estos recursos fijos y por lo tanto el mayor rendimiento por encima de los costos variables.

Análisis del Punto de Equilibrio

Los presupuestos empresariales son útiles para realizar un análisis de punto de equilibrio para precios y rendimientos. El precio de equilibrio se calcula como a continuación:

Precio de equilibrio = costos totales previstos ÷ rendimiento anticipado

Este es el precio mínimo por unidad necesaria para cubrir todos los costos en el rendimiento anticipado. Le proporciona un precio indicativo de comercialización que usted debe recibir, en promedio, con el fin de cubrir todos sus costos en el año de producción actual. Esto le ayudará a analizar las opciones alternativas de comercialización y decidir si una empresa en particular es una buena opción en los mercados a los que usted afronta. El rendimiento de equilibrio se calcula de la siguiente forma:

Rendimiento de equilibrio = costos totales previstos ÷ precio anticipado

Este es el rendimiento mínimo necesario para cubrir todos los costos en el precio anticipado por unidad. Le proporciona un objetivo de producción que debe cumplir con el fin de cubrir todos sus costos en el año de producción actual. Esto le ayudará a analizar las opciones alternativas de producción y decidir si una empresa en particular es una buena opción dadas las condiciones de crecimiento en su operación.

El análisis del punto de equilibrio es una herramienta útil administrativa para la granja, ya que permite el cálculo de varias combinaciones de precio y rendimiento (análisis de sensibilidad) que cubrirá los costos previstos. Con tal de que el precio previsto recibido (o rendimiento previsto producido) sea mayor que el precio de equilibrio (o rendimiento de equilibrio), tanto los costos variables y fijos serán cubiertos y se estará generando un beneficio.

El análisis del punto de equilibrio también se puede utilizar para calcular el precio de equilibrio o el rendimiento necesario para cubrir los costos variables (decisiones de producción a corto plazo). En esta situación, si el precio previsto recibido (o rendimiento previsto producido) es mayor que el precio de equilibrio (o rendimiento de equilibrio) todos los costos variables y por lo menos una porción de los costos fijos serán cubiertos. Sin embargo, si el precio de equilibrio (o rendimiento de equilibrio) excede el precio previsto (o rentabilidad prevista), entonces los ingresos serían inferiores a los costos variables y las pérdidas serían minimizadas al no continuar con la empresa. En esta situación, las pérdidas estarían limitadas a la cantidad de costos fijos que usted tendría que absorber.

Planificación Empresarial y Administración Financiera

Los presupuestos empresariales también son muy útiles en la selección de la combinación de labores que se realizarán en la granja. Pueden ser utilizados para proporcionar un cálculo general de los requisitos de rentabilidad y de recursos (terrenos, maquinaria, mano de obra). Los presupuestos también pueden ser utilizados para calcular las necesidades de financiamiento y de flujo de efectivo para la operación agrícola. Cuando se toma un préstamo de dinero para financiar las operaciones, se puede demostrar que ha evaluado cuidadosamente las ganancias potenciales y necesidades de crédito con un buen conjunto de presupuestos empresariales.

Los presupuestos globales agrícolas constituyen una herramienta empleada para estimarla rentabilidad de toda la finca y son muy útiles al contemplar cambios importantes en su funcionamiento. Un presupuesto global se utiliza para estimar los ingresos, los gastos y los beneficios previstos de un determinado plan agrícola. Se utiliza para comparar la rentabilidad de los planes agrícolas alternativos y se utiliza a menudo para evaluar el efecto de un cambio en el tamaño de la finca y estimar la disponibilidad de recursos de la finca (tierra, trabajo, capital y gestión). Un presupuesto global agrícola es desarrollado inicialmente a base de los cálculos de los ingresos y los costos variables en total para todas las empresas que han de incluirse en el plan. Después, cualquier otro ingreso agrícola (por ejemplo, el ingreso de trabajos por encargo, devoluciones de impuestos de combustible, y pagos del gobierno) se agrega a este total. Por último, los costos fijos agrícolas (incluyendo la depreciación, el seguro, las reparaciones, los impuestos, los intereses, las utilidades, los gastos de carros y camiones) se restan.

Los presupuestos de flujos de efectivo son una herramienta importante debido a que los flujos de efectivo para la mayoría de las empresas agrícolas son de carácter estacional. Un presupuesto de flujo de efectivo se utilice como herramienta de planificación y contiene cálculos de flujos de efectivo en períodos futuros. Generalmente se basa en los flujos de efectivo mensuales, pero también puede ser utilizado para la planificación anual. Un presupuesto de flujo de efectivo se administra de manera similar a un libro de contabilidad general o una cuenta de cheques comercial agrícola. Le ayuda a controlar importantes demandas de flujo de salida de efectivo (gastos de negocios agrícolas, pagos de deuda, impuestos, gastos de manutención de la familia, etc.) y compararlas con las entradas de efectivo en un período determinado (por ejemplo, ventas, préstamos, nuevas inversiones y pagos gubernamentales).

Presupuestos Disponibles

El Programa de Extensión de Penn State, al igual que muchos servicios estatales de extensión, hace los cálculos de costos de producción y rendimiento (en formato de presupuesto) para muchas empresas agrícolas y ganaderas. En Pensilvania, estos presupuestos están disponibles a través de las oficinas de extensión de los condados, y se proporcionan en las empresas individuales cubiertas en la serie de Alternativas Agrícolas y en las siguientes guías de producción:

  • Mid-Atlantic Berry Guide for Commercial Growers [Guía de Bayas del Atlántico Medio para cultivadores comerciales]
  • Penn State Agronomy Guide [Guía de Agronomía de Penn State]
  • Pennsylvania Tree Fruit Production Guide [Guía de Producción de Árboles Frutales de Pensilvania]

Si usted vive fuera de Pennsylvania, verifique en línea o con su oficina local de extensión para los presupuestos de empresas que mejor reflejen sus prácticas de producción locales y las condiciones de comercialización.

Presupuesto Parcial

Un presupuesto parcial es una formato para planificación y toma de decisiones que se utiliza para comparar los costos y beneficios de las alternativas que enfrenta un negocio agrícola. Se concentra únicamente en los cambios de los ingresos y gastos que se derivarían de la implementación de una alternativa específica. Todos los aspectos de las ganancias agrícolas que no hayan sido modificados por la decisión pueden ser ignorados con certeza. En pocas palabras, el presupuesto parcial le permite entender mejor cómo una decisión afectará a la rentabilidad de su granja.

Cuándo y Cómo Usar Presupuestos Parciales

Un presupuesto parcial es simplemente la evaluación del impacto en la ganancia agrícola que resulta de un cambio de gestión propuesto. La infraestructura del presupuesto parcial se puede utilizar para analizar una serie de decisiones agrícolas importantes, incluyendo:

  • La adopción de una nueva tecnología de producción
  • Cambiar o añadir empresas
  • La contratación de trabajos por encargo
  • El alquiler en lugar de comprar maquinaria
  • La modificación de las prácticas de producción
  • Realizar mejoras de capital

Cuatro preguntas básicas deben ser contestadas durante la preparación de un presupuesto parcial:

  1. ¿Cuáles son los costos nuevos o adicionales que se incurrirán?
  2. ¿Cuánto ingreso actual se perderá o se reducirá?
  3. ¿Cuáles son los ingresos nuevos o adicionales que se recibirán?
  4. ¿Cuáles son los costos actuales que serán reducidos o eliminados?

La escala utilizada para su presupuesto parcial depende de la índole de la decisión que se está analizando. Para una alternativa de cultivo, un presupuesto parcial podría llevarse a cabo basado en un esquema por acre o por toda la superficie afectada. Para una alternativa ganadera, con un presupuesto parcial podría llevarse a cabo en función de cada animal de la unidad o de todo un rebaño o manada. El marco presupuesto parcial es lo suficientemente flexible como para permitir este tipo de modificaciones.

Garantizar un Presupuesto Parcial Exacto

El valor de un análisis de presupuesto parcial es altamente dependiente de la calidad de la información utilizada en el análisis. Tener acceso a un buen sistema de producción y buenos registros financieros y presupuestos empresariales es fundamental. Hay varias maneras de asegurarse de que está usando las figuras realistas y precisas para los cambios en los costos e ingresos en sus análisis:

  • Revise sus gastos reales de años anteriores
  • Llevar a cabo investigaciones en la Internet para comparar costos y estimar los rendimientos potenciales
  • Obtener información sobre costos de varios proveedores
  • Investigar los precios de posibles mercados
  • Hable con los productores que tienen experiencia con la alternativa que está considerando
  • Comuníquese con su oficina local de extensión

Al hablar con los administradores o productores agrícolas que ya han hecho un cambio similar a lo que usted está considerando, usted también puede aprender acerca de las cosas que ellos hubiesen deseado haber hecho de diferente manera, los problemas que encontraron, o los éxitos que ellos alcanzaron.

A medida que usted analiza el presupuesto parcial, es importante identificar esos números en el análisis que se pueden considerar como "indicadores duros". Los indicadores duros son aquellos elementos que tienen valores de costo o de ingreso que se pueden asignar con un alto grado de certeza. Por otro lado, puede haber artículos de "indicadores blandos" de los cuales usted no tiene menos certeza. En estas situaciones, debe incorporar sus mejores cálculos en el análisis de presupuesto parcial y luego ajustarlos para ver cuánto necesitaría cambiar el presupuesto antes de que usted cambie de opinión acerca de adoptar la alternativa.

También podría ser beneficioso utilizar números del "peor caso" " al "mejor caso" y establecer un rango para su análisis del presupuesto parcial. Mientras mas indicadores suaves sean incluidos en el análisis, menos fiable serán los resultados del análisis. Por eso, un buen análisis de presupuesto parcial debe basarse en indicadores duros proporcionados por presupuestos empresariales y registros de producción y financieros precisos.

Formato de Presupuesto Parcial

Un ejemplo de un formato de presupuesto parcial típico que puede usted utilizar para ayudarlo a organizar la información para su propio análisis se puede encontrar en la Tabla 3. Un presupuesto parcial es una sencilla pero potente para la administración agrícola. Este formato proporciona una manera sistemática para organizar cambios en la información del costo y la rentabilidad y comparar las alternativas.

Hay siete pasos para desarrollar un presupuesto parcial. Estos pasos incluyen responder a las cuatro preguntas básicas de presupuestos parciales que se encuentran en la página 5 y organizar la información en un formato como el de la Tabla 3, que facilita el análisis y la comparación de alternativas.

Paso 1: Indique el cambio propuesto. Es importante entender claramente la alternativa exacta que se está considerando, especialmente si comparte sus resultados con otra personas que tomaran decisiones o al hablar de sus opciones con su banco u otro asesor. Es posible que usted evalúe varias alternativas, pero el análisis de cada una debe llevarse a cabo en un presupuesto parcial separado. La claridad durante esta etapa le ayudará a completar los demás pasos. Añada una fecha a su análisis. A pesar de que usted puede decidir no realizar ningún cambio en el momento actual, esta evaluación puede proporcionar un buen punto de partida para un análisis similar en el futuro.

Paso 2: Haga una lista de los costos adicionales. Comience por identificar todas las áreas generales en las que se incrementarán los costos si se adopta el cambio. Esté seguro de analizar a fondo la alternativa para tener un mejor control sobre todas las fuentes de costos adicionales. Los costos adicionales pueden significar uso de cantidades adicionales de algunos de los mismos insumos que actualmente está utilizando o el uso de otros nuevos. La calidad de un insumo en particular (por ejemplo, la mano de obra) también puede que tenga que aumentar. Puede que un nuevo equipo sea necesario. Los presupuestos empresariales son muy útiles para completar este paso.

Paso 3: Enumere el ingreso reducido. Ciertos tipos de ingresos pueden ser reducidos o eliminados como resultado de haber elegido una alternativa en particular. Incluso si usted está produciendo el mismo producto, puede haber una disminución en la cantidad o la calidad de su producción como resultado del cambio. Si va a cambiar de empresas, entonces usted necesita tener en cuenta la eliminación de productos que están produciendo actualmente.

Paso 4: Enumere el ingreso adicional. Al igual que en el paso 3, ciertos tipos de ingresos pueden ser aumentados o iniciados como resultado de la elección de una alternativa en particular. Incluso si usted está produciendo el mismo producto, puede haber aumentos en la cantidad o la calidad de su producción como resultado del cambio. Si va a cambiar de empresas, entonces usted necesita tener en cuenta los productos que se producen si se adopta el cambio.

Paso 5: Enumere los costos reducidos. Al igual que en el paso 2, comience por identificar las áreas generales en que el cambio podría reducir los costos. Analice cuidadosamente la alternativa de identificar todas las fuentes de reducción de costos. La reducción de costos puede significar el uso de cantidades más pequeñas de algunos de los mismos insumos que esté usando actualmente o la eliminación de algunos artículos por completo. La alternativa puede requerir menos mano de obra de la que usted utiliza actualmente. Algunos equipos puede que ya no sean necesarios. Una vez más, los presupuestos empresariales son muy útiles para completar este paso.

Paso 6: Calcule el cambio en las ganancias. Una vez que haya completado los pasos 2-5, se puede calcular el cambio estimado en las ganancias como resultado de la adopción de la alternativa. Los pasos 2 y 3 resumen los elementos que tienen un impacto negativo en las ganancias, mientras que los pasos 4 y 5 resumen los elementos que tienen un impacto positivo en las ganancias. El cambio en las ganancias se encuentra restando el total de los costos adicionales y la reducción de los ingresos del total de ingresos adicionales y costos reducidos. Si el cambio calculado en el resultado es positivo, entonces usted todavía tiene que calcular si usted cree que esta mejoría amerita cualquier interrupción en su negocio con el fin de implementarla. En algunos casos, un cambio negativo en las ganancias puede justificar hacer el cambio si tiene un impacto relativamente menor y libera recursos para otros usos.

Paso 7: Considerar los aspectos intangibles. Consideraciones no económicas y otros factores deben tenerse en cuenta al considerar una alternativa. Los elementos intangibles pueden ser positivos o negativos y en muchos casos pueden ser más importantes que las consideraciones económicas. Ejemplos de elementos intangibles pueden incluir cambios en la cantidad de tiempo con la familia o el tiempo libre, los cambios en el estrés u otras consideraciones de salud en la administración de empresas, la necesidad de aumento de conocimientos o de conocimientos especializados y la seguridad y/o la facilidad para el uso de los equipos. Tenga en cuenta que los elementos intangibles en general, se centran en las medidas de calidad de vida, que son con frecuencia difíciles o imposibles de cuantificar económicamente.

Presupuesto de Capital

El presupuesto parcial no toma en cuenta los cambios en el valor del dinero a través del tiempo. Si el análisis se centra en los efectos que se producen más de un año o dos en el futuro, entonces usted debe utilizar un enfoque de presupuesto de capital, donde los flujos de efectivo futuros se descuentan para dar cuenta de su valor más bajo en comparación con los dólares del año en curso. Este proceso incluye el uso del análisis del valor actual neto para evaluar la asignación de los recursos de capital entre el proyecto y las inversiones que están compitiendo por ellos. El presupuesto de capital se utiliza para generar tasas internas de rentabilidad y periodos de recuperación de inversión que se usan comúnmente para clasificar las opciones de inversión. El proceso de presupuesto de capital está más allá del alcance de esta publicación, pero se debe considerar para cualquier inversión de grandes capitales que incluyen beneficios y costos que se producen durante un largo período de tiempo.

Autores

Preparado por Jayson K. Harper, profesor de economía agrícola; Sarah Cornelisse, asociado senior de extensión; Lynn F. Kime, asociado senior de extensión; y Jeffrey Hyde, profesor de economía agrícola. Traducción revisada por contenido por Miguel A. Saviroff, educador de extensión en el Condado de Somerset.

Para ver una versión PDF de esta publicación, haga clic en el icono del PDF arriba a la derecha en esta página.

Esta publicación fue desarrollada por el Proyecto de Agricultura a Medio Tiempo y de Pequeña Escala de la Universidad Estadal de Pensilvania con el apoyo del Servicio de extension del Departamento de Agricultura.

Authors