Hiring and Retention: Managing Your Time and Working with Employees Through Hiring to Termination (In Spanish Language)

-Como les mencioné en las sesiones anteriores, al final de cada presentación o de cada sesión está también el código QR que pueden encontrar que es la evaluación de esta sesión de los dos talleres.

Para nosotros es extremadamente importante que ustedes lo completen porque es lo que a nosotros nos permite seguir sustentando estos talleres y trayéndolos de forma gratuita a ustedes y poder también validar o mejorar nuestro trabajo en el caso que se necesite.

Nuestro equipo.

Mi nombre es Carolyn Henzi.

Está Linda también en el chat.

Hoy día, en la sesión de hoy que es el manejo el tiempo.

En primera instancia vamos a primero aprender acerca de estrategias para poder ampliar nuestro repertorio de manejar el tiempo de forma efectiva.

También vamos a conversar de manejo el tiempo de manera general como introductoria.

Partimos primero con una breve introducción a la gestión del tiempo o manejo el tiempo.

Ciertos beneficios que tiene el manejar bien o adecuadamente el tiempo.

Cómo podemos hacer más consciente nuestra forma de manejar el tiempo y ciertos tips para administrar nuestro tiempo de manera efectiva.

¿Qué es para ustedes el manejo del tiempo o la gestión del tiempo?

¿Qué significa?

¿Qué entienden por manejo de tiempo?

A ver si alguien quiere partir.

Víctor: Sí, yo considero que el manejo del tiempo es más que nada saber, hablando en el estado laboral, saber qué es lo que uno tiene que hacer y administrarlo de una manera que cada proyecto no le tome más del tiempo necesario.

Esa sería mi definición de manejo del tiempo.

-¿Alguien más o están de acuerdo con esta definición?

La cual me parece supercertera.

La gestión del tiempo es un proceso en el cual nosotros podemos planificar y organizar cuánto tiempo le podemos dedicar a ciertas actividades para poder lograr nuestros objetivos, nuestras tareas o nuestros proyectos dentro de un cierto periodo de tiempo determinado.

Manejar el tiempo de forma adecuada implica poder priorizar las tareas, establecer ciertas metas, programar ciertas actividades en función al nivel de urgencia o de importancia que tiene para nosotros.

¿Por qué es importante manejar adecuadamente el tiempo?

Porque cuando manejamos de forma eficaz el tiempo, ya sea de nuestra vida diaria o en nuestro trabajo podemos mejorar nuestra productividad.

Nos hacemos mucho más productivos, mejores gestores y podemos cumplir con todas nuestras tareas o proyectos a tiempo en el momento que corresponde.

Reducimos también el nivel de estrés y la ansiedad en términos laborales y de vida.

Al poder lograr nuestros objetivos estamos tranquilos con que estamos haciendo buen trabajo, con que no estamos apurados, sino que podemos planificar con tiempo y podamos hacer esto de manera efectiva.

Mejora también la toma de decisiones.

Cuando manejamos nuestro tiempo de forma eficaz podemos también organizar nuestro tiempo, podemos hacerlo de una forma que nos permita a nosotros tener a lo mejor un mejor balance en nuestra vida diaria o poder también decidir cómo trabajar, de qué forma mejorar nuestro equilibrio, que es lo que les mencionaba precisamente por organizar en el tiempo tenemos más tiempo libre tal vez para nuestra familia, para nuestro trabajo, para nuestro disfrute personal.

Una mejor también autodisciplina.

Cuando nosotros somos capaces de poder autocontrolarnos y manejar el tiempo podemos tener mayor control también de nuestra vida.

Nuestra reputación mejora porque la gente sabe que somos eficaces, que trabajamos bien y que respondemos a los trabajos que necesitamos hacer en los tiempos que corresponden.

Cuando tenemos una mala gestión sí nos cuesta bastante dinero porque implica que no podamos hacer lo que tenemos que hacer en el tiempo y a lo mejor tengamos que contratar a otra persona que nos ayude o a lo mejor tengamos que perder el trabajo porque no somos capaces de organizarnos.

Eso sí genera un impacto negativo en nuestras vidas, lleva también a la procrastinación.

Cuando no somos capaces de organizar bien el tiempo nos vemos un poco apretados, complicados.

Muchas veces esa sensación nos lleva a dejar de lado lo que tenemos que hacer en vez de enfrentar nuestros desafíos de tiempo.

Estar siempre en esa rueda de estar tarde aumenta el estrés en nuestras vidas tanto laborales como profesionales o personales.

También eso nos lleva a perder oportunidades porque no tenemos el tiempo para cumplir con las fechas límite de cierto proyectos o postular a fondos.

Todas esas cosas finalmente impactan en las oportunidades que nosotros hubiéramos podido tener si hubiéramos administrado bien nuestro tiempo.

Pregunta para ustedes, ¿ustedes creen que están utilizando de forma efectiva o bien su tiempo?

¿Se sienten satisfechos con la forma en cómo están llevando las tareas y su vida?

Participante 1: Buenas tardes a todos.

Yo creo que siempre se puede mejorar.

Yo podría decirte que sí, siento que cumplo con todo a tiempo, tal vez en el trabajo, pero en mi vida familiar no.

Carolyn: Eso pasa muchas veces que nosotros tendemos a priorizar en este caso y ponemos el trabajo porque es lo que es remunerado y dejamos un poco de lado a lo otro que es tan importante como nuestro trabajo, que es nuestra familia o tal vez más importante, que no es remunerado y empezamos a tener estos pequeños problemas precisamente a nivel familiar por no planificar bien o no organizar bien nuestro tiempo.

La pregunta aquí para ir cuestionándose si efectivamente ustedes administran bien su tiempo es, ¿estamos cumpliendo con las metas que necesitamos hacer?

¿Estamos dentro de un marco de tiempo que le designamos a esa meta?

Si es así, entonces estamos planificando de forma efectiva y estamos siendo buenos en términos de organizar nuestro tiempo.

¿Estamos siendo productivos?

¿Estamos completando las tareas de forma oportuna y de forma eficiente?

El enfoque es otro punto importante.

Si somos capaces de enfocarnos en las tareas que tenemos que hacer sin tantas distracciones, pudiendo gestionar estos distractores o complicaciones de último momento, ¿somos capaces también de abordar esa otra esfera?

¿Hay un balance en nuestra vida en término laboral y personal?

Finalmente, la satisfacción, si estamos efectivamente satisfechos con la forma en cómo estamos empleando nuestro tiempo.

No es necesario que ahora lo completen, pero sí los invito a tomarse estos cinco minutos y poder escanear ese código QR y llenar el cuestionario.

Puede que esté en inglés, pero si se van a la parte de arriba de la página puedan poner, "Traducir", y se les cambia todo el formato en español.

De esta forma, ustedes van a poder también hacer esta pequeña evaluación de qué tan buenos son gestionando su tiempo y poder también identificar cuáles son las áreas más débiles o que están en mayor dificultad en este momento.

¿Cuáles son algunos de los síntomas del mal manejo del tiempo?

Primero, tenemos una pobre puntualidad.

Está bien cuando tenemos ciertos eventos que se salen a nuestro control, por ejemplo, como que se nos revienta la rueda de un auto o se nos pincha la llanta y llegamos tarde a nuestro trabajo o a una reunión.

Eso se permite, eso en el fondo no está dentro nuestro control.

En general, no es lo mismo llegar tarde por un evento fortuito que tener una cultura, una costumbre y una personalidad de llegar tarde porque no somos capaces de planificar nuestro tiempo o ser realistas con todo lo que tenemos que hacer o cuánto tiempo implica las tareas que tenemos que hacer.

Estar también constantemente apurado, llegando tarde, en este caso, no cumpliendo con las cosas que tenemos que hacer, disminuir también la calidad del trabajo.

Por ejemplo, tener una mala calidad de trabajo es otro indicador de que estamos manejando mal el tiempo porque en el fondo el trabajo está diseñado de cierta forma que nosotros podamos cumplir.

Cuando nosotros lo realizamos de mala manera puede ser que el tiempo sea un componente importante, no necesariamente también las capacidades o las habilidades de la persona que está desempeñando el trabajo, que eso también, como lo vimos en los talleres anteriores, se puede abordar a través de mentorías o capacitaciones o de otra forma, conversando, mejorando la comunicación con nuestro empleador, que nos ayude a lograr completar nuestro trabajo a tiempo.

Cuando se trata del mal manejo del tiempo y que esa es la razón de nuestra mala calidad de trabajo, estamos en un problema y ahí ya requiere un cambio de parte de nosotros más que de la empresa.

Cuando frecuentemente no cumplimos con los plazos y en este caso perdemos estas oportunidades o tenemos problemas laborales, cuando somos incapaces de establecer estas metas y poder alcanzar estas metas precisamente por la falta de organización.

Cuando tendemos a procrastinar.

¿Qué es la procrastinación?

El dejar para mañana lo que podemos hacer hoy o simplemente no hacerle frente a las tareas que requieren.

Cuando nos encontramos en este proceso de distraernos fácilmente y cambiamos nuestro foco de atención, que no somos capaces de completar lo que tenemos que hacer a tiempo o cuando estamos constantemente pidiendo extensión de plazo.

Todos esos son pequeños indicadores que nos dicen que algo está pasando respecto a nuestra planificación del uso del tiempo.

Pregunta para ustedes, ¿cuáles creen que son las principales dificultades que ustedes enfrentan cuando quieren administrar de forma eficaz su tiempo?

¿Qué es lo que pasa?

Víctor: Carolyn, yo, por ejemplo, en mi caso tengo el pequeño problema de que cuando me enfoco en algo me distraigo muy rápido.

Tengo que estar usando otra cosa que mantenga mi mente enfocada en una sola cosa porque yo sé que tengo varias cosas, varios proyectos, varios papeles que tengo que terminar, pero siempre, siempre termino moviéndome a otra cosa y eso me distrae.

Desafortunadamente eso atrasa mi tiempo y atrasa todo lo demás.

Carolyn: Gracias, Víctor, por compartir eso.

Yo siendo honesta me pasa algo similar también, así que es algo que usualmente le ocurre a muchas personas, no es el único, pero lo bueno es que sí hay maneras de poder mejorar o abordar esa pequeña deficiencia, no sé si llamarlo como una deficiencia, pero una característica que finalmente impacta de manera negativa en el uso adecuado del tiempo.

¿Alguien más que quiera contarnos de algunas de las dificultades que enfrenta, además de las distracciones?

Participante 1: Micromanejar, esa es una de las cosas que a mí me sucedía mucho, el querer abarcar todo y al final de cuentas no puedes porque estás micromanejándote, no es posible.

Carolyn: Sí, efectivamente.

Algunas de las estrategias para poder diseñar una buena rutina de manejo de tiempo, primero, está hacer estas listas de tareas o to-do list.

Una manera, primero, puede ser a través de la lluvia de idea, poner en un papel, en un formato digital o en el formato que ustedes decidan qué es lo que tienen que hacer, todas las tareas que tienen que hacer, proyectos grandes tal vez, proyectos más pequeños, poner de todo un poco.

De esta manera también, cuando ya tenemos todo lo que tenemos que hacer, tratar de sentarnos, ser un poco realistas y ver cuánto tiempo este proyecto requiere o esta pequeña tarea requiere y tratar de ser lo más realistas posible en los tiempos.

Establecer metas también.

¿Cómo podemos abordar ese proyecto de una mejor manera?

Poniéndonos metas, que en este caso significa hacerlo realista, como lo habíamos hablado de las metas SMART, haciéndolas superespecíficas, realistas, detalladas, específicas y así nos va a permitir a nosotros también desglosar, priorizar, planificar y lo más importante al final también es flexibilizar, porque tampoco se trata de que nuestro manejo de tiempo sea un calendario fijo, rígido, que no cambie, porque eso no es realista.

Nosotros siempre nos vamos a ver envueltos en situaciones en las cuales ocurra algo que nos saca de nuestro foco.

Eso también tiene que estar considerado dentro de nuestro proceso de manejo de tiempo porque es lo que nos vamos a ver enfrentados diariamente.

Partiendo primero con la lista de tareas o la asignación de tiempo, es importante cuando hagamos esta to-do list o lista de tareas que consideremos también el tiempo específico que necesitamos y que en esta lista también incluyamos cosas domésticas, que a veces se nos sale o se nos olvida.

Por ejemplo, yo tengo aquí, siempre ando con mi to-do list al lado y pongo todas las cosas que tengo que hacer laboralmente, pero se me olvida poner las cosas domésticas.

Finalmente, me doy cuenta al final del día cuando hago mi revisión de qué es lo que hice y cómo voy, usualmente me pasa Nque no la logro completar.

Eso finalmente me estresa, y ¿por qué?

Porque no puse las pequeñas cosas que te toman tiempo sobre todo, en este caso, yo que trabajo de forma remota principalmente.

Las personas que trabajan en sus lugares de trabajo también tienen cosas domésticas que ir haciendo diariamente y que consumen tiempo, y que si no las consideramos dentro de esta to-do list nos vamos a ver finalmente engañados por nosotros mismos con un horario laboral o un día, unas 24 horas que no son reales en términos de trabajo y vida.

Es importante también incluir las oportunidades y los problemas que puedan ir surgiendo.

Por ejemplo, dejar un extra tiempo para cosas fortuitas.

Por ejemplo, cuando viene un trabajador a hablar con nosotros o cuando me llama un familiar y necesita de mi tiempo, un consejo.

Todas esas pequeñas cosas también, considerar tiempos extras dentro de nuestra planificación.

Tiempo también para interrupciones porque eso suele ocurrir de forma constante, ya sea un email, ya sea que alguien aparece en nuestra oficina o que necesitamos ir a supervisar algo, son pequeñas cosas que a lo mejor no las podemos planificar muy anticipadamente porque son cosas que van ocurriendo en el momento, pero sí es importante dejar ese tiempo extra para cosas fortuitas o interrupciones.

Tiempo de descanso también es importante.

¿Cómo establecer metas de forma más efectiva?

Primero, ser realista con qué es lo que tenemos que hacer.

Después tratar de desglosar esa meta, "¿Es a corto plazo, es a largo plazo?".

Crear este plan de acción.

Por ejemplo, si tenemos un proyecto grande, cómo podemos ir desglosando este proyecto de modo que lo hagamos en tareas más pequeñas y en base a esas tareas más pequeñas designarles tiempos y tiempo en nuestro calendario.

Por ejemplo, voy a trabajar hoy día en resolver todo este proyecto o esto me va a tomar tal vez un mes y cómo puedo ir todos los días avanzando un poquitito en base a pequeñas tareas o pequeñas piezas dentro de este proyecto que es grande.

Usar una herramienta de seguimiento de objetivos, ya sea, por ejemplo, el checklist o ir tachando en el calendario qué es lo que vamos haciendo, pero tratar de buscar una forma para poder hacerle seguimiento a lo que estamos logrando y lo que no estamos logrando.

Hacer esta revisión semanal de nuestro progreso, "¿Lo estamos haciendo bien?

Al final de esta semana que yo organicé mi trabajo, ¿tuve más tiempo?

¿El tiempo que le destiné a lo mejor a las interrupciones estaba bien o requiere más?", o, "¿Cuántas tareas al día laborales yo puse mi calendario hasta 10?

¿Soy capaz de abordarlo o lo que no?".

Ir haciendo estas revisiones de forma semanal para que nos permitan a nosotros ir mejorando a través del tiempo, de cómo podemos organizar nuestro tiempo mejor.

Una pequeña manera de trabajar estos objetivos SMART o estas metas, primero es escribir una meta, un proyecto, qué es lo que ustedes tienen que hacer.

Por ejemplo, "Crear una capa de educación para empleados.

Esa es mi meta grande".

En esa meta, en ese proyecto tengo que pensar, "¿Cuánto tiempo voy a requerir?

¿Cuándo lo voy a hacer?

¿Dónde lo voy a hacer?

¿Para quiénes lo voy a hacer y en cuánto tiempo lo voy a hacer?".

Una vez que ya tenga esto tengo que desglosar estos pequeños pasos.

Por ejemplo, "Okay, lo voy a hacer en un centro de capacitación de la ciudad o en la sala de reuniones del fondo, del campo o de la finta", "¿Dónde lo voy a llevar a cabo o lo voy a hacer por Zoom?".

Estas pequeñas cosas, cuando ya tengo todos estos pasos, ir destinándoles el tiempo, la energía que yo necesito y también agendarlo en nuestro calendario.

Una manera también de empezar, como les dije ahí, es desglosarlo en pequeñas tareas.

Estas tareas se descopen primero en fases.

A lo mejor tener este gran proyecto es la fase uno, que puede ser, "Si mi meta era hacer esta capacitación, bueno, la fase uno es consultar primero la literatura, qué es lo que voy a hablar, cuáles son los tópicos, qué voy a hablar, dónde lo voy a hacer, cómo lo voy a hacer, quién va a dictar esta capacitación".

Estas pequeñas fases.

Después ya la fase puede ser de acción, ya definitivamente contactarme con la persona que me va a prestar el centro, que me va a prestar el lugar.

Si tengo que a lo mejor tener una plataforma para poder hacer esta capacitación, contactar a esta plataforma, hacer esta plataforma y ya la última fase, que es la entrega o el desarrollo de esta capacitación.

Esto se va descomponiendo en fases, se va categorizando también.

Por ejemplo, lo que es urgente y lo que no es tan urgente.

Dentro de esta misma fase yo puedo tener categorías.

Por ejemplo, la fase uno, que es la construcción o el diseño, yo puedo tener cosas que son extremadamente urgentes, cosas que no son tan urgentes y cosas que simplemente no son para nada urgentes y descomponerlo en ciertas partes.

¿Cómo podemos también empezar esta descomposición?

Primero, yo siempre recomiendo la lluvia de ideas porque no todo el mundo se organiza de forma mental fácil.

La gran mayoría de la gente es un poco más dispersa.

Partir con esta lluvia de ideas de todas las cosas que tenemos que tenemos que ir haciendo y después ir agrupándolas.

"Ah, bueno, esto corresponde a la fase uno, a la categoría uno.

Esta pequeña parte es la que voy a hacer a lo mejor hoy día, mañana o pasado".

Cuando se trata de priorizar, como les mencioné, hay diferentes métodos para priorizar.

El método POSEC, que está en inglés, son las siglas, pero es priorizar, organizar, optimizar, economizar nuestro tiempo y contribuir.

Cuando hablamos de priorizar, qué es lo que es urgente, qué es lo que no es tan urgente, organizar cómo nos vamos a organizar en el tiempo, cómo vamos a establecer estas pequeñas tareas.

Las vamos a hacer de forma más manejable, con ciertos plazos específicos, vamos a poner a lo mejor algún cronograma en nuestro calendario.

Cuando hablamos de optimizar implica a lo mejor, por ejemplo, si hay ciertos pasos que podemos optimizar que podemos usar la tecnología para hacerlos más fáciles.

Si incluye mandar un montón de correos, a lo mejor podemos tener como un template, así como una planilla y poder mandar eso de forma automática y a lo mejor personalizar este email a todas las personas que yo le tenía que mandar el correo y que se les mande de forma automática.

Tal vez si tengo que enviar recordatorios semanalmente yo puedo tomarme un día y agendarlo para que el correo se envía en equis día o cada cierto tiempo.

Buscar maneras de poder optimizar nuestro tiempo a través de la tecnología u otra herramienta que nos sea práctica para poder disminuir el tiempo que nosotros usamos en ciertas tareas.

Cuando hablamos también de contribuir la idea es que todas estas pequeñas tareas puedan mejorar nuestro rendimiento a la larga y generar un impacto positivo en términos profesionales y personales.

La idea de aprender a priorizar también es ganar ciertas habilidades que a nosotros nos van \ a permitir mejorar nuestra forma de trabajar en diferentes escenarios.

Otro método de priorizar es el método ABC, que es básicamente organizar nuestras tareas, incluyendo las fechas límite, incluyendo estas diferentes fases y optimizando también a través de la tecnología y viendo qué cosas son prioridad.

Las cosas que son lo más importante y que tenemos que hacerlo de forma urgente son las prioridades A.

Las prioridades B son importantes, pero no son urgentes, pueden esperar un poco, pero sí las tengo que hacer.

Las prioridades C son aspectos generales de nuestro trabajo, de tareas que tengamos que hacer que no son importantes y que no son tan urgentes.

Yo no sé, a lo mejor ustedes podrían pensar en ejemplos de una prioridad A, qué es para ustedes algo urgente y que es importante que tengan que hacer lo antes posible.

¿A alguien se le ocurre algún ejemplo?

Por ejemplo, en este caso, ¿alguna idea para poder estimular esta reflexión de qué es lo urgente y qué es lo importante?

Es como pensar primero qué cosa terrible pasaría si yo no hago equis cosa hoy.

Si hacer algo tiene una consecuencia terrible si yo no la hago hoy, significa que es urgente y que es importante.

Yo tengo que hacerlo.

Una prioridad B pueden ser cosas, por ejemplo, que nos permitan tomarnos un poquito más de tiempo porque no es urgente, pero sí es importante.

Los C, como dijimos, son cosas que finalmente no tienen ninguna consecuencia mayor si no lo hacemos en el tiempo que corresponde, no nos va a generar ningún impacto a la larga a nosotros.

Otro método de priorizar es el modelo de las cuatro dimensiones de Eisenhower que habla del eje.

Aquí con cuatro, no son tres.

Es bastante similar al ABC, pero en el primer eje tenemos lo que es importante y lo que es urgente, que sería en este caso la prioridad A en el otro método.

La B sería lo que es importante, pero lo que no es urgente.

El C sería lo que no es importante, pero que es urgente.

Aquí se añade una categoría más, que es lo que no es importante, pero que es urgente, versus a la C que-- En todo caso, dice, "ABCC", debería ser ABCD.

Lo que no es urgente y no es importante, que sería la C del método anterior.

En este caso, la única diferencia técnicamente es añadir esta otra categoría, que es lo que no es importante, pero es urgente.

Esta es una buena forma también de hacer este cuadrante y que ustedes puedan pensar, ya tengan su to-do list, todo lo que tengo que hacer con los tiempos que corresponde y ahí empezar a categorizarlo en estos cuatro ejes, qué es importante, qué es urgente, qué es lo que no es urgente, qué es lo que no es importante.

Cuando hablamos de planificar la idea es poder planificar de manera anticipada y de forma efectiva.

Hay gente que planifica así a grandes rasgos, un poco los grandes proyectos al año, después los va desglosando por semana y finalmente a diario.

Yo creo que la gran mayoría de las personas tendemos a planificar más a diario, semanal y anual.

Un poco a la inversa.

Hay ciertas cosas que se van produciendo en el día a día, planear a veces el año completo y después con tanta anticipación día a día es un poco difícil.

Algunas personas parten de forma inversa.

Aquí es importante empezar también cuando planificamos a diario.

A mí una vez me dieron un consejo que yo siento que fue extremadamente importante y útil para mi desempeño diario.

Me dijeron, "Nunca te vayas a acostar sin saber lo que tienes que hacer mañana".

Eso fue algo que me abrió la mente, porque efectivamente, muchas veces uno se despierta y no tiene mucha claridad de qué es lo que tiene que hacer en ese día y así es como pierde muchas horas que hubieran sido muy útiles si uno se hubiera despertado sabiendo lo que tiene que hacer.

Una manera, si tienen dificultades para manejar su tiempo a diario, yo les recomiendo la noche anterior, el día anterior o con más días si es posible para ustedes, planificar un poco su semana día a día considerando estos tiempos de cosas extras que a lo mejor no los vamos a poner específicamente qué es lo extra, pero sí destinar tiempos generales para interrupciones, para cosas domésticas que sí o sí tenemos que hacer.

Otra técnica para ir planificando es reservar tiempo o bloquear tiempo en nuestro calendario.

Es básicamente identificar algo que yo tengo que hacer.

Si mi tarea es, por ejemplo, puede ser hacer esta capacitación, yo dije que hoy día voy a revisar material.

Identifico que voy a revisar este material y eso lo voy a poner Nen mi calendario.

Voy a poner a lo mejor dos horas para revisar solo material y literatura acerca del tema que yo quiero hablar.

Voy a crear este evento en mi calendario y voy a poner que está reservado para creación del material y está marcado como ocupado.

Si tengo calendarios compartidos con otros trabajadores o con otro supervisor y/o personas con las que yo me relaciono, ellos van a saber que ese tiempo está zanjado o está ocupado y no está disponible para ninguna interrupción.

De esta manera, yo me ayudo a mí mismo a enfocarme y darme tiempo si voy a trabajar dos horas en equis cosa.

Todo el mundo sabe que está cerrado, zanjado mi calendario.

Algunos de los errores más comunes cuando yo quiero ocupar esta estrategia es, primero, comenzar el día tarde.

Por ejemplo, si yo me planifiqué con mi calendario que iba a empezar a las 8:00 AM y finalmente algo me pasó, qué sé yo, no lo pude hacer y empecé a las 11:00 AM.

Ya tuve un desfase del calendario y ya no, a lo mejor la misma planificación no va.

Ahí es cuando es importante también esta flexibilidad que vamos a hablar más adelante de cómo ir manejando estas cosas que se nos salen de las manos.

En este caso, es uno de los errores más comunes de esta estrategia, que es el bloqueo en el calendario.

El otro error también está en subestimar el tiempo que se necesita para ciertas tareas, pensar que necesito menos tiempo del que es necesario.

No agregar descansos y pensar que somos máquinas de trabajo porque no lo somos.

La procrastinación, cuando aparece ese ente procrastinador, no considerarlo, no direccionarlo o no buscar estrategias de cómo reducir esta procrastinación es uno de los errores también comunes.

No programar todo.

Evidentemente el no poner todas las cosas domésticas o interrupciones es un error dentro de esta técnica porque finalmente no vamos a ser capaces porque no es realista nuestra planificación.

Ser demasiado general en vez de ser más específico tampoco ayuda.

Tratar siempre de ser lo más específico, lo más acotado en las tareas, desglosar las tareas lo más que se pueda es algo superpositivo y nos va a ayudar a nosotros a enfocarnos mucho mejor.

Por ejemplo, si yo dijera, "Voy a hacer dentro de esta capacitación, que era mi meta, voy a hacer la revisión de la literatura en dos horas".

Eso aun así sigue siendo un poco general porque el tema es por dónde parto, qué literatura voy a revisar.

A lo mejor poner, "Voy a revisar la literatura de equis tópico en equis sitios web".

Ya poder definirlo de antemano, yo ya sé mentalmente que tengo que hacer eso, no tengo que perder energía mental en empezar a buscar, "Ah, de veras que me sirve este libro", "Ah, no, de veras que ir a buscar en el computador", "Ah, no, de veras que iba a buscar en el material que está a lo mejor en la oficina o que iba a recopilar información de personas".

Saber ya específicamente dónde voy a ir a buscar el material, tratar de ser lo más específico que se puede para este método es lo más efectivo.

Cuando no consideramos la flexibilidad dentro de este método es un error bastante grande porque no va a funcionar.

Nadie funciona con una estructura rígida y fijas siempre, no.

Técnicas de cómo podemos evitar la procrastinación.

Como les mencioné, la procrastinación es dejar para mañana lo que podemos hacer hoy, es posponer las actividades.

¿Cómo yo puedo evitar esta procrastinación?

Primero, identificando por qué procrastinamos.

El perfeccionismo, si bien tratar de hacer las tareas de lo mejor posible es una característica positiva, es bueno tratar de hacer lo mejor que yo puedo, pero cuando caigo en el perfeccionismo, que invierto demasiada energía, demasiado tiempo en hacerlo perfecto y no tengo el tiempo necesario me genera mucha ansiedad y mucha frustración.

Ante eso, la gente tiende a ponerse un poco en esa fase de procrastinar y querer evadir porque siente que no puede abordar la situación, que lo quiere hacer de la manera perfecta, que no tiene tiempo y es como que se bloqueara.

En este caso, ser un poco más flexibles y honestos con nosotros mismos y tratar siempre de hacer lo mejor posible en el tiempo que corresponde, pero si no tengo el tiempo no puedo enfocarme en tanto detalle y hacerlo tan perfecto, más vale que esté el contenido más que el detalle o en este caso reflexionar acerca de cuánto fue el tiempo que yo le dispuse a eso, porque si yo lo quiero hacer de manera perfecta tengo a lo mejor de empezar mucho antes y tengo que planificarme de una forma distinta.

La gente procrastina también cuando hay una falta de motivación, cuando no somos capaces o no nos interesa lo que queremos hacer.

Como no estamos motivados no le ponemos energía, simplemente no queremos y tratamos de buscar consciente o inconscientemente otras cosas que nos hagan sentir más cómodos, más contentos o más motivados en el trabajo.

Tener miedo a fracasar también nos hace caer en esta faceta de posponer porque no queremos exponernos, no queremos afectar nuestro ego e inconscientemente nuestro cerebro se bloquea de manera para protegernos a nosotros mismos, pero finalmente eso impacta en nuestra calidad de trabajo.

Cuando tenemos demasiadas distracciones, por ejemplo, las redes sociales, el correo, la televisión prendida o tenemos mucha gente y no nos permite concentrarnos, todos esos distractores nos hacen que nosotros nos desenfoquemos de nuestro trabajo.

Tener falta de control o percibir que no tenemos el control de las situaciones nos hace posponer querer o no enfrentar el trabajo.

Cuando tenemos una baja autorregulación, no somos capaces de hacer el stop a las distracciones y enfocarnos en lo que tenemos que hacer o sobrellevar la falta de motivación y decir, "Bueno, aunque no me motive, esto es mi trabajo y es lo que tengo que hacer, tengo una hora para hacerlo y ya lo voy a hacer".

Cuando no somos capaces de autorregularnos caemos fácilmente de la procrastinación y cuando hay una mala gestión del tiempo.

Algunas de las técnicas para evitar la procrastinación, está la técnica del salami, que es básicamente dividir o desglosar los grandes proyectos en proyectos pequeños, pequeñas tajadas de pequeñas cosas, destinarles el tiempo que corresponde a estas tareas y a lo mejor no sobrecargarnos con hacer un gran proyecto en un día, sino que destinar ese gran proyecto en varios días.

Planificarlo de una manera anticipada para que nos alcance el tiempo y estemos todos los días poniéndole un poquito de esfuerzo a algo que un proyecto más grande que tal vez no nos motiva y que tal vez fácilmente nos va a hacer caer en la procrastinación si lo intentamos hacer en un solo día.

La segunda estrategia es tratar de tener superclaro qué es lo que tengo que hacer, en esta lista específicamente qué es lo que tengo que hacer.

Usar el calendario, planificarnos de forma visual ayuda bastante a caer en esta fase de posponer.

Usar también pequeños recordatorios, Sticky Notes o Post-it a lo mejor con frases que nos motiven o con recordatorios de las fechas límite y tratar de buscar formas que nos hagan no desconcentrarnos y enfocarnos en el cumplimiento de objetivos en un plazo determinado.

Finalmente, es recompensarse.

Es superimportante el valorar también nuestro esfuerzo, nuestro trabajo, nuestro granito de arena en querer completar tareas que son más grandes.

Recompensarnos nos va a ayudar también a aumentar nuestra autoconfianza, a mejorar nuestro ánimo, a sentirnos más motivados con nuestro trabajo y así poder también disponernos de mejor manera a completar nuestros objetivos.

También nos va a ayudar a mantener un equilibrio y evitar el agotamiento porque vamos a ser capaces de reducir este estrés, nos vamos a sentir mejor en términos generales y eso va a impactar de manera positiva en nuestra productividad y en nuestro trabajo.

¿Cómo podemos establecer estas autorecompensas?

Es importante que elijamos un aspecto o cuál va a ser la recompensa, qué es lo que nosotros disfrutamos.

A lo mejor comer algo o a lo mejor salir un poco más temprano del trabajo, si es que es posible, a lo mejor tener un rato de distracción con el teléfono o llamar a alguien, buscar ciertas cosas o tareas que nos hagan sentir bien, que generen placer y a lo mejor dejarlas como posibles recompensas en caso de que yo vaya cumpliendo los objetivos.

En este caso, es importante que nos autoplanifiquemos con tiempo y establezcamos cuáles son los requisitos para poder tener esa recompensa y con qué frecuencia voy a tener esa recompensa también.

De esa manera, nosotros vamos a ir motivándonos a nosotros mismos para poder cumplir con nuestros objetivos.

Flexibilizar es importante.

Evitar el multitasking o el switchtasking que es esto de empezar con un proyecto, al rato me llegó un correo, reviso el correo, que después llega alguien, que le doy tiempo a esta persona y que después retomo lo que estaba haciendo antes.

Todo eso que es el switchtasking, más que multitasking, porque no es que estoy haciendo todas las cosas a la vez, sino que estoy saltando de una tarea a la otra tarea y después regreso a esta tarea.

Eso a nosotros nos dificulta un montón el lograr nuestros objetivos a tiempo y nos saca absolutamente de toda la planificación que hubiéramos podido tener en calendario o con horario porque evidentemente nos vamos a demorar más tiempo.

Es entender que el switchtasking, si bien no es una habilidad positiva, cuando hablamos que las personas son multitareas, que eso es superbueno, finalmente, siendo honestos, no es algo tan bueno en términos de desempeño laboral porque cambia nuestro foco de trabajo y nos hace gastar mucha energía cognitiva en cambiar tareas más que enfocarnos en una sola cosa y completarla.

Es por eso que es importante tener estas tareas y desglosar estas tareas en pequeñas cosas para también no sobrecargarnos y no pensar que tenemos que terminar un grande proyecto en un día y estar así como que, "Si no termino ese proyecto no puedo pasar a lo otro".

Sí, puedo pasar a lo otro si lo tengo planificado en pequeñas tareas y estoy todos los días contribuyendo a eso.

Eso no es switchtasking porque no estoy dentro de una misma ventana de trabajo o tiempo destinado para hacer equis cosa pasando de una tarea a otra.

Aquí hay un ejercicio que me gustaría que lo hiciéramos.

Los invito primero a tener-- A ver, en términos de tiempo, no sé si voy a poder poner el video, pero sí lo podemos hacer.

Los invito a tener un papel y una hoja, que todos tengan un papel y una hoja.

Mientras les explico, busquen un papel y una hoja.

En ese papel y una hoja quiero que hagan tres líneas, así como están en este dibujo, tres líneas, tres rayitas y que escriban, "Switchtasking es un ladrón".

Abajo de cada letra, por ejemplo, debajo de la S van a poner el 1.

Debajo de la W van a poner el número 2.

Debajo de la I van a poner el número 3.

Debajo de la T van a poner el número 4 y así hasta el final, hasta terminar con la N.

Para eso les voy a dar 15 segundos, pero quiero primero que todos me confirmen que tienen un papel.

Manitos arriba o me dicen por el chat, ¿todos tienen un papel?

¿Papel y lápiz?

¿Todos tienen papel y lápiz?

No sé si todos tienen papel y lápiz, pero bueno.

Tienen 15 segundos para escribir, "Switchtasking es un ladrón", y poner los números debajo.

Desde ahora, ya.

Carolyn: Stop.

Los que ya lo hicieron, ahora quiero que hagan lo mismo, pero en la primera parte se supone que primero escribieron, "Switchtasking es un ladrón", y abajo pusieron los números, del 1 en adelante hasta la N.

Ahora la idea sería que en los mismos 15 segundos empecemos a escribir de nuevo, "Switchtasking es un ladrón", pero ponemos la S y ponemos el 1, ponemos la W y ponemos el 2, ponemos la I y ponemos el 3.

No lo escribimos completo, escribimos, "Switchtasking es un ladrón", y después los números abajo, sino que vamos poniendo letra, número, letra, número, letra, número, letra, número.

15 segundos más para hacer lo mismo.

Desde ahora, ya.

Carolyn: Stop.

Si no lo completaron, no se preocupen, pero quiero que los que hicieron la actividad que me cuenten qué les pareció.

¿Les fue más difícil hacer la primera o la segunda y que si cometieron más errores en la primera o en la segunda?

Ocupen, por favor, el micrófono si es posible.

Participante 1: Es que en todas me fui equivocando yo.

[ríe] Iba tratando de hacerlo lo más posible, seguramente la segunda parte me fue más difícil.

Carolyn: ¿Alguien más?

¿Por qué efectivamente la segunda nos fue más difícil?

Porque estábamos haciendo switchtasking, estábamos pasando de escribir algo primero que eran solo letras a letras, números, letras, números.

Gastamos mucha más energía, tal vez cometimos más errores, tal vez fue un poco más difícil.

Eso mismo nos pasa cuando queremos hacer tareas, por ejemplo, estamos con una tarea y pasamos a otra tarea y así estamos cambiando, nos pasa exactamente lo mismo.

Otra estrategia de poder favorecer la flexibilidad dentro de los horarios es delegar.

Reflexionar un poco de qué es lo que tenemos que hacer, cómo lo tenemos que hacer y si somos nosotros los que tenemos que hacerlo o podemos delegar a alguien que lo haga.

¿Cómo puedo economizar también los recursos que yo tengo?

De cierta forma que otros me puedan ayudar, que otros me puedan contribuir y que de esta manera podamos reducir el estrés.

Es importante la delegación dentro de la planificación y la flexibilidad de los horarios o de manejo del tiempo.

En términos de manejo de tiempo literal, por hoy, por la sesión lo voy a ir haciendo un poquito más rápido, pero toda esta información más al detalle la tienen en el handout.

¿Cómo lidiamos con el perfeccionismo?

También ser conscientes de que no tenemos todo el tiempo del mundo muchas veces y que tenemos la mejor de las intenciones de poder hacerlo, pero hay que ser realistas.

Cómo podemos manejar eso nos va a permitir a nosotros manejar nuestro tiempo y acotar nuestro tiempo al que corresponde.

A mí en lo personal me ocurre bastante que soy bastante perfeccionista y gasto mucho tiempo.

Por ejemplo, digo, "Voy a trabajar una hora en equis cosa".

Finalmente, ya pasa esa hora y me doy cuenta que todavía no lo completo porque me estuve preocupando de tanto detalle que en vez de ver primero lo general y poner toda la información que yo necesitaba y después enfocarme en los detalles, voy trabajando de la forma inversa y eso gasta muchísimo tiempo.

Finalmente, a la hora es que uno dice, "Ya, ahora tengo que parar", tu perfeccionismo o tu autocontrol te dice, "No, tienes que terminarlo porque eso es la meta que tú te pusiste hoy".

Finalmente, ahí pones en una balanza, "¿Qué es lo que tengo que hacer, lo que yo dije que iba a hacer hoy o en el tiempo que yo dije que lo iba a hacer hoy?".

Yo les recomiendo en base a la experiencia y a la literatura enfocarse más en el tiempo que ustedes destinaron a hacer ciertas tareas.

A lo mejor al final de la semana ponerse en análisis, "Bueno, ¿el tiempo que yo le destiné a esta tarea estaba sobreestimado, subestimado o me alcanzó para lo que tenía que hacer?", y de esa forma poder planificar mejor, porque si no, no van a tener cómo saber si el tiempo que ustedes están poniendo es realista o no dentro de esta planificación.

Evitar también añadir demasiadas cosas que no son tan importantes o que no son necesarias dentro de su planificación o de sus tareas diarias y aprender a decir que no.

Es importante poner esos límites.

Muchas veces queremos abordarlo todo y no somos capaces.

El decir no cuando no tiene grandes consecuencias para nuestro desempeño no está mal, al contrario, nos ayuda bastante.

Como resúmenes importantes también aprovechar estas pequeñas ventanas de tiempo, estas horas en las cuales a lo mejor estamos en transporte, que tal vez podemos ir avanzando ciertas cosas, considerarlas también dentro del tiempo que podemos usar para manejar otras tareas que son importantes o urgente.

Utilizar herramientas o mecanismos que nos permitan automatizar estas tareas, hacerlas más eficientes.

Priorizar y poner siempre nuestro descanso, nuestra alimentación saludable, nuestra vida personal, nuestra familia como prioridades también dentro de nuestra planificación y no dudar en pedir ayuda si es necesario.

No sé si tienen alguna pregunta, alguna duda.

Es ahora el momento.

Ahí está el link para la evaluación final, también va a estar en la siguiente presentación, pero-- ¿Alguna duda, pregunta acerca del manejo del tiempo?

¿No?

¿Algún comentario?

Vamos a pasar entonces al siguiente tema, que es la comunicación dentro del proceso de contratación, entrevista y despido.

Voy a parar de compartir esta pantalla para compartir la siguiente.

Si en algún momento se les ocurren otras preguntas respecto al manejo del tiempo las podemos resolver al final o bien me pueden también mandar un correo.

Eso siempre va a estar a disposición de ustedes si lo necesitan.

¿Todos pueden ver mi pantalla?

Creo que sí, ¿verdad?

Como les comenté, el siguiente tema es la comunicación a través del proceso de reclutamiento, entrevista y despido.

-Excuse me, can you swap view?

Under display settings up top.

Right where your cursor is?

Click right.

That's my cursor, sorry.

Above the photo of the two people talking display settings.

-I don't have the display setting in the air.

-It's not on the qualtrics, it's on your screen.

I'm seeing your back end of the slide show, the speaker notes.

-Wait.

Linda, can you confirm?

-The screen.

Carolyn: That it’s, okay?

Perfect.

En la siguiente sesión vamos primero a hablar de manera introductoria o general del proceso de reclutamiento, entrevista y despido.

Finalmente, vamos a ir aportando diferentes estrategias que nos permitan mejorar nuestra comunicación dentro de estos procesos en el entorno laboral.

Partimos con el proceso de reclutamiento, seguimos con la entrevista, el proceso de despido y finalmente vamos a hacer el cierre o un resumen.

¿Qué entienden por proceso de reclutamiento?

¿Qué es el reclutamiento?

-El reclutamiento es el proceso para buscar, determinar si la persona a reclutar, en el caso hablándole de personas, si es la persona apta, ideal para la tarea o el trabajo que se está buscando.

Implica buscarla, entrevistarla o hacerle un filtro para determinar si es la persona apta para la tarea que estamos buscando.

Eso es lo que yo entiendo.

Carolyn: Perfecto.

No pudo ser mejor definición.

El proceso de reclutamiento involucra varios pasos, como por ahí mencionaron, no es solo el tener esta persona o buscar a esta persona, sino que es entrevistarla, es comunicarle si es apta o no para el trabajo.

También involucra una planificación previa, donde es importante pensar cuál es la necesidad de buscar esta persona, cuando hablamos del puesto laboral cuál es la necesidad, qué es lo que necesitamos cubrir, cuál es el presupuesto que tenemos, cuáles son los tiempos que se requieren para el trabajo, para el proceso de búsqueda, para la entrevista.

Establecer todos estos tiempos de antemano, de cuál es el alcance.

Nosotros como compañía o como empresa qué es lo que podemos ofrecer, qué es lo que no, cuál va a ser el nivel que requerimos que esta persona tenga para el puesto y cuáles son los criterios de selección.

Posterior a eso, está la oferta de empleo.

Efectivamente comunicar que hay una vacante.

Dentro de este proceso de oferta de empleo está la descripción de las funciones, qué es lo que yo espero de la persona, de qué se trata el puesto o la vacante.

La marca del empleo habla de la cultura organizacional, nosotros como organización qué es lo que somos, cuál es nuestra visión, nuestra misión, que es importante también incluirla en la oferta de trabajo para ver si también la persona se alinea o no se alinea con lo que nosotros estamos buscando.

Finalmente, el pasar la voz o hacer pública esta oferta de empleo o vacante.

Eso continúa con la comunicación, cómo nosotros nos comunicamos dentro de todo este proceso, que es lo que nosotros vamos a ver en esta presentación.

Dentro del proceso de reclutamiento es importante tratar bien a los postulantes.

¿Por qué es importante tratar bien a los postulantes?

Porque finalmente el cómo nosotros tratamos a los postulantes va hablar mucho de cómo nosotros somos como empresa y finalmente va a tener un impacto positivo o negativo para nuestra imagen empresarial y nosotros también como empleadores a ojo de otras personas.

Por ahí hay una frase que dice, "Aprendí que la gente olvidará lo que dijiste, la gente olvidará lo que hiciste, pero nunca se olvidará de cómo la hiciste sentir".

Es superimportante.

Muchas veces nos preocupamos en qué es lo que vamos a decir, cómo lo vamos a hacer, pero no nos preocupamos en cómo estamos haciendo sentir a las personas con las que vamos a trabajar o con las que están postulando, en este caso, en nuestro trabajo.

Eso es importante tenerlo en cuenta.

La mayoría de las personas, según un estudio de CareerBuilder, dice que ellos nunca recibieron ninguna respuesta de los empleadores o de los posibles empleadores una vez que postularon a los trabajos o que aplicaron a los trabajos.

Eso habla muy mal del empleador.

Es importante que nosotros comuniquemos todo este proceso, en qué faceta vamos.

Eso muestra también respeto, aprecio por las personas que se tomaron el tiempo para hacer una buena postulación.

Además, también agradecerles el interés por querer aplicar o postular a las vacantes que nosotros estamos ofreciendo.

¿Qué costo tiene para la organización, por ejemplo, una mala experiencia de algún postulante, cuando nosotros no lo tratamos de la forma adecuada o correcta?

Primero, hay un costo en la reputación de la empresa.

Como les mencioné, una persona lo más probable es que si tuvo una mala experiencia lo va a ir comentando con otros amigos o familiares o personas a las cuales se encuentra en el camino y les va a decir, "Bueno, ¿sabes qué?

Ellos no son una buena empresa", o, "Yo nunca escuché de ellos.

No les importa que las personas postulen o no.

Yo nunca escuché nada.

Si quedé o no quedé nunca supe".

Eso va a impactar negativamente la empresa.

Costo de tiempo y costos de recursos también, porque cuando un proceso de contratación no se comunica o no se lleva a cabo de una forma eficiente va a requerir también mayores gastos de contratación.

Por ejemplo, aquí otro estudio de Recursos Humanos que se hizo dice que el 83% de las organizaciones informaron que el tiempo promedio para llenar una vacante es de 36 días.

El 68% de estas organizaciones dice que el costo promedio de contratación era de $4.500.

Cuando un postulante se retira o decide no continuar con este proceso de aplicación o de postulación al trabajo aumentan más los costos, porque si esta persona fue y se retiró, se invirtió tiempo en haberla entrevistado, en haber revisado su currículum y eso ya involucra un costo más alto para la empresa.

En este caso, por eso es bueno también que las personas se sientan cómodas, que se sientan conectadas con el proceso, que se sientan informadas y que se les considere porque de esta forma también van a querer seguir adelante con el proceso y no se van a retirar en la mitad del camino.

Hay un impacto también en la cultura organizacional.

Cuando una persona tiene una mala experiencia, finalmente al hablar mal de la organización la gente va a mirar a la organización de una manera distinta, con esta visión un poco más negativa de que no se preocupan por la gente, que no les importa.

Eso va a impactar en cómo es la cultura de esta organización a ojos de otras personas y a ojos de los mismos trabajadores también que trabajan dentro de la empresa.

Cuando hablamos de la comunicación entre la organización y el postulante es superimportante considerar cuál va a ser el medio o el canal de comunicación y establecerlo de antemano.

Por ejemplo, una vez que yo hago mi postulación, como postulante hago mi postulación a una vacante, se me va a informar que el medio oficial, si yo tengo preguntas, dudas, que si va a ser correo electrónico, va a ser teléfono, cuál va a ser el medio que yo voy a establecer como medio oficial para mantener una comunicación fluida con los postulantes.

Ser consistente y ser presente dentro del proceso.

Por ejemplo, cuando hablamos de ser consistente es no cambiar el método a último momento.

Si yo le digo a la persona que lo voy a mantener informado, efectivamente mantenerlo informado, responder de la forma que dije que yo iba a responder y ser consistente con lo que yo digo, q lo que yo hago sea consistente con lo que yo dije que iba a hacer o con lo que yo informé que iba a hacer.

Compartir información relevante.

A lo mejor no informar por cada cambio que se haya hecho en el proceso o en el estatus de aplicación o de postulación, pero sí lo más relevante para tampoco sobreinformar, congestionar tampoco o confundir a los postulantes.

Mantener una comunicación también fluida en ambas partes, que las personas que están postulando al cargo tengan la posibilidad de hacerme preguntas en el caso que lo requieran, pero que exista ese canal mutuo.

A lo mejor no solo se les mande correo general a todos donde no haya ninguna forma de comunicación porque lo más apto en este caso o lo que va a impactar de mejor manera es que exista esta comunicación bilateral en caso de que ocurra cualquier duda, pregunta o algún otro comentario dentro de este proceso.

¿Por qué es importante mantener esta buena comunicación entre el postulante y la organización?

Primero, para la organización le va a generar una reputación mejor o va a proteger de tener un impacto negativo en su reputación.

Va a construir unas relaciones más sólidas con las personas, con los posibles candidatos y también-- Acuérdense que muchas veces los posibles candidatos no son personas externas a la empresa, sino que también pueden ser personas dentro de la misma empresa.

Es importante que estas relaciones con los posibles postulantes al cargo sea lo más sólido porque finalmente una de esas personas puede que sea nuestro nuevo trabajador.

También impacta en la forma en cómo las otras personas nos van a ver y nos van a recomendar a futuro.

Cuando yo mantengo una buena comunicación, cuando yo logro mantener esta relación sólida, fluida con las personas, lo más probable es que me van a recomendar como un empleador deseado en un futuro cuando se abra otra posición.

Para el postulante el mantener una buena comunicación le va a permitir también recibir o este feedback de su proceso.

Le va a mantener también o le va ayudar a generarse una impresión positiva acerca de la organización.

¿Cómo podemos mejorar la comunicación en el proceso de reclutamiento?

Primero, establecer de antemano cuáles son los tiempos para el reclutamiento.

Cuál es el cronograma, qué es lo que va a ocurrir primero, qué es lo que va a ocurrir después, que si alguna persona me hace alguna pregunta, alguno de los postulantes, yo voy a ser capaz de poder informar de forma certera y clara cuáles son los pasos.

Qué viene primero, qué viene después, cuánto tiempo se va a destinar, por ejemplo, para la revisión de los currículum o para las entrevistas o cuánto tiempo va a estar la posición abierta.

También es importante mantener este proceso o esta comunicación fluida, tanto con todas las personas dentro de la empresa, ojalá que todas las personas sepan en qué proceso están, en qué vamos, permitirle a las personas hacer un seguimiento.

A lo mejor si la postulación o la aplicación es online, generar un sistema en que la persona pueda ir viendo cuál es el estatus de su aplicación.

A lo mejor ahora ya se envió, están en revisión de currículum y en equis fecha se va a abrir la entrevista en el caso de que yo sea seleccionado, por ejemplo.

Es importante también o que les va a ayudar a ustedes a mejorar este proceso de reclutamiento es mantener también siempre registros de las comunicaciones.

A lo mejor pueden tener un Excel de cuántas postulaciones recibieron, de cuáles son, por ejemplo, los datos de comunicación con los posibles candidatos.

Siempre mantener este registro.

Una vez que se recibe, por ejemplo, una solicitud de un postulante, formas para poder, por ejemplo, comunicarse de una mejor manera.

Si yo, por ejemplo, ya me llegaron las solicitudes, yo voy a mandar un correo de vuelta.

¿Qué es importante que yo incluya?

El nombre del solicitante, ojalá tratar de hacerlo lo más personalizado posible.

Informarles que ya se recibió la solicitud.

Poder explicar el proceso, qué es más o menos el cronograma o el timeline, qué es lo que se espera, cómo más o menos lo vamos a hacer en el caso de que sea seleccionado.

Proporcionar información de contacto en caso de que haya alguna pregunta, comentario.

Proporcionar también información acerca de la organización.

En este caso, puede ser, por ejemplo, algunos sitios web de la empresa donde puede ver misión, visión, más detalles de la empresa, quiénes trabajan en la empresa, quiénes son los líderes, cuáles son las áreas de desempeño y más datos generales de la empresa.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría ser un correo.

En este caso, por ejemplo, se incluye el nombre del candidato, como lo mencionamos, el puesto al que se postuló con un breve detalle.

Se hace también alusión a las páginas de contacto de la organización, ya sea, por ejemplo, el Facebook, ya sea LinkedIn o el sitio web, formas de poder contactarse con el representante o quién está llevando a cabo el proceso de reclutamiento.

Cuando un candidato es rechazado y no va a seguir, por ejemplo, no va a pasar a la entrevista, también es importante que eso se comunique, que se le haga ver a la persona, que ojalá se le dé un feedback de manera también más detallada.

En esta carta, por ejemplo, de rechazo es importante que nosotros incluyamos, además de lo que les mencionamos anteriormente en términos de datos, el nombre de la persona, el cargo al que estaba postulando, es importante también que agradezcamos al candidato su tiempo, su interés por haber postulado a nuestra empresa o a nuestra compañía.

Dejarle la invitación a que postule nuevamente si se abre otro cargo en otro momento.

No dar falsas esperanzas o expectativas.

Por ejemplo, no decirle que era tan maravilloso cuando en verdad no consideramos que era un buen candidato.

A lo mejor sí incluir aspectos positivos, algún feedback positivo, algún atributo positivo, pero que sea realista.

Tratar de dar una explicación lo más neutral posible para también no generar mayor conflicto detrás de la explicación o que la persona pida después más detalle de la explicación.

Tratar de ser lo más correcto, polite y neutro posible, pero realista.

Identificar también algunos puntos, por ejemplo, que podamos darle retroalimentación.

Decirle cosas que nos gustaron de su currículum, pero que aun así no cumplía con las expectativas del cargo, más que no eran lo suficientemente buenas para el cargo, sino que el cargo necesita también otro tipo de habilidades.

Ahí hay un ejemplo a la derecha de qué es lo que podrían incluir en un correo, por ejemplo.

Cuando pasamos al proceso de entrevista, ¿en qué consiste el proceso de entrevista según lo que ustedes entienden?

¿En qué consiste una entrevista?

¿Alguien se atreve?

¿Alguien quiere decir algún comentario?

La entrevista laboral es un proceso crítico en la selección de personal que busca evaluar a los candidatos en términos de su experiencia, de sus habilidades, de sus actitudes y de sus valores para poder de esa manera seleccionar a la mejor persona para la posición que está vacante.

Este proceso puede incluir diferentes etapas.

Por ejemplo, la revisión de los currículum, la selección de los candidatos, la realización de entrevistas individuales con un grupo de candidatos o con un panel y la toma de decisiones finalmente de la contratación.

Las entrevistas pueden ser realizadas en persona, por teléfono o a través de herramientas de videoconferencia.

La forma en cómo se lleva a cabo una entrevista va a depender también de la organización, del rol o la posición que se busca y quién es el responsable también de reclutar y de contratar.

La entrevista o el proceso de entrevista no es un proceso rígido en todas las organizaciones, sino que varía en términos de los aspectos que mencioné.

Algunos de los aspectos esenciales que es importante considerar dentro de una entrevista de trabajo son tratar de indagar un poco en la experiencia y las habilidades del candidato.

La capacidad del candidato para trabajar, por ejemplo, en equipo, en colaboración con otras personas.

La capacidad del candidato para resolver conflictos y tomar decisiones.

La actitud que tiene este candidato o postulante hacia el trabajo y a la empresa y la capacidad que tiene para adaptarse a la cultura empresarial.

Son aspectos que son importantes de indagar dentro de una entrevista porque van a tener finalmente un impacto importante dentro de la organización, independiente del cargo o del rol al que se esté aplicando, pero son aspectos que sí o sí van a desencadenar un impacto.

Como les mencioné, el propósito de la entrevista es determinar a la mejor persona en base a su experiencia sus habilidades y lo que se espera del rol.

Evaluar si es una persona adecuada también para la organización.

Usualmente las entrevistas incluyen primero un screening o un chequeo general en el cual, no todas las empresas, pero hay varias que entrevistan por Zoom o por videollamada a todos los postulantes primero para hacer este chequeo general.

En base a eso, si les gusta o no les gusta, lo invitan a una primera entrevista, que puede ser tal vez presencial o también digital, dependiendo de cuál sea la dinámica de la empresa, una segunda entrevista y en algunos casos hay una tercera entrevista, dependiendo de qué tan competitivo pueda ser el cargo o cuál es el objetivo de la empresa.

Hay algunas que simplemente se quedan con un chequeo y una primera entrevista.

Hay otras que llegan hasta una tercera entrevista hasta pasar a la decisión final.

Como supervisores o como contratistas, ¿cómo prepararnos nosotros para llevar a cabo una entrevista?

Primero, es tener en cuenta cómo es nuestra organización.

Cuando nos vamos a aproximar a entrevistar a alguien tener superclaro de cómo podemos describir nuestra organización en el caso de que nos pregunten o que quieran esta pequeña introducción a este cargo o trabajo.

Prepararnos también para hacer preguntas estándares acerca de la experiencia del postulante.

Es importante también que podamos, si es que tenemos el tiempo y tenemos las habilidades, poder revisar las redes sociales de los candidatos o buscarlos, por ejemplo, en LinkedIn o buscar un poquito más para también tener una perspectiva mucho más general de quién está postulando a nuestro cargo.

En este caso, poder hacer preguntas más específicas al momento de la entrevista.

Tener todo el material preparado para cuando llegue la persona.

Permitir al candidato también que haga preguntas dentro del proceso de la entrevista, puede ser al final de la entrevista o durante la entrevista y mantener ojalá siempre a las personas informadas del proceso.

¿Qué es importante cubrir durante una entrevista o preguntar?

Primero, tratar de indagar un poco en la personalidad de los candidatos.

En este caso, cómo son, cómo es su forma de poder trabajar, qué es lo que ellos esperan, cuál es su estilo de liderazgo más común, qué experiencia tienen trabajando en actividades relacionadas al cargo, cómo este candidato en términos de personalidad, de experiencia y trabajo se puede ajustar a la cultura de la organización.

Cuál sería el desempeño futuro de estos candidatos dentro de la organización, qué es lo que ellos esperan, cómo les gustaría ser, cómo lo que nosotros ofrecemos se puede alinear a lo que ellos esperan, ya pensándolo más en esta proyección, en el trabajo en el caso de que él fuera seleccionado.

¿Cómo elegir preguntas o buenas preguntas para hacer dentro de una entrevista?

Es Importante considerar, por ejemplo, como les mencioné, la personalidad de la persona que está postulando.

Es importante pensar cuál es el cargo que yo quiero llenar, qué es lo que yo quiero ver del candidato y qué es lo que yo espero ver en esta persona, cómo su personalidad podría ajustarse al trabajo o tener éxito dentro de la empresa.

Tratar de explorar un poquito más de detalles sobre el postulante.

Por ejemplo, preguntarles o pedirles que les cuenten algo de ellos que no esté en el currículum o que ustedes no hayan leído previamente, algo que pueda ser interesante, algo que les permita conocerlos un poco más a nivel personal.

En términos de comportamiento hay situaciones hipotéticas.

Por ejemplo, les podrías poner escenarios en los cuáles preguntarles o pedirles que les dé un ejemplo de alguna situación laboral difícil, de qué manera lo enfrentó, cuáles fueron sus estrategias.

También les podría dar un poco más de claridad de cómo esta persona se comporta o cómo se desempeña dentro del contexto laboral.

Preguntas acerca de las fortalezas y las debilidades de los candidatos.

Preguntar también acerca de cómo esta persona se proyecta, cuáles son las aspiraciones laborales dentro de la empresa.

Cómo le gustaría proyectarse dentro de la compañía, en cuánto tiempo le gustaría cambiar de posición si es que es posible o cuáles son sus objetivos, qué es lo que espera, cómo quiere contribuir.

Explorar en términos de autoconciencia, por ejemplo, cómo la persona se concibe a sí mismo, podría ser útil preguntar en otros trabajos, por ejemplo, qué es lo que sus compañeros opinan de esa persona o cómo terminaron las relaciones con su antiguo trabajo.

Por ejemplo, fue una persona que estuvo bastante tiempo en la compañía, que se le quiso bastante o fue una persona principalmente más conflictiva o que estuvo poco tiempo.

Cómo esa persona se autoconcibe o se autoidentifica, se autodefine, cuáles son las aspiraciones y los intereses de esta persona.

Finalmente, preguntar también en términos de por qué ustedes podrían como compañía ser una buena opción para esta persona.

Cuál sería la cultura organizacional ideal para esta persona.

Finalmente, si eso se alinea o no se alinea con la compañía y de qué manera podría esta persona contribuir a la empresa para poder mejorar a lo mejor su cultura organizacional.

En términos de ética cuando hacemos una entrevista es importante considerar el estándar moral ético.

Si queremos conocer un poco más acerca de cómo es la ética de las personas que están postulando en nuestro trabajo, podríamos partir bien general, bien global con alguna pregunta que nos permita hablar en términos generales de ética.

Podríamos preguntarle qué creen que implica un trabajo ético, qué es la ética para ellos.

A lo mejor consultarle acerca de si han trabajado en algunas otras empresas u organizaciones con códigos de conducta, cuáles fueron sus experiencias que tuvo ahí, si han tomado a lo mejor alguna capacitación o formación en términos de ética empresarial o ética organizacional, cuál es la diferencia entre ser un individuo ético y trabajar en una organización ética.

Preguntarle a lo mejor en el caso hipotético, si uno le pediría que esta persona mintiera por uno qué es lo que haría.

Algunas de estas preguntas nos ayudan a nosotros a tener una mejor claridad de cómo es la ética de la persona a la que vamos a considerar contratar en nuestro trabajo.

¿Qué cosas no preguntar porque no son éticas o son inapropiadas y podrían inclusive apelar a discriminación después en algún momento?

Es preguntar acerca de edad o de raza.

Estado civil.

Si estas personas tienen hijos o no tiene hijos.

Si están planeando tener hijos.

Estado de salud, orientación sexual o género.

Cómo se identifican a sí mismos.

Qué planes de jubilaciones tienen.

Tampoco es muy ético preguntarlo si es que están con pareja o no tienen pareja o cuánto ganaban en algún trabajo previo, ninguna de esas preguntas se sugiere incluir en una entrevista.

Pasando ya al eje del despido o la terminación de empleo.

Cuando hablamos de terminación de empleo es la acción que el empleador decide o en este caso también podría ser el empleador o el empleado que pone fin a la relación laboral.

En algunos casos esto puede ser voluntario, involuntario o mutuo.

Esto lo vamos a ir viendo en la siguiente diapositiva.

Cuando hablamos de una terminación voluntaria podría ser que la persona se quiere ir porque se quiere jubilar, porque encontró un nuevo trabajo, porque quiere cambiar de tipo de trabajo o de carrera, tiene una nueva oportunidad o puede ser también porque no se siente grato en el ambiente laboral.

Son algunas de las razones de querer hacer una terminación de contrato voluntaria.

En términos de una terminación involuntaria podría ser necesidades de la empresa o un cese de empleo o que el cargo ya no va a existir más.

Aquí es importante, por ejemplo, cuando hablamos de los despidos involuntarios, si bien en cualquiera de estas terminaciones pueden ser con causa, a voluntad o sin causa.

Cuando hablamos de que sea con una causa en específico, por ejemplo, las comunes casas de terminar contratos laborales puede ser una violación al código de conducta, robos dentro de la empresa, una relación inapropiada dentro de la empresa o violación al código de confidencialidad, una mala conducta, por ejemplo, relacionados al consumo de drogas, consumo de alcohol, incompetencia laboral o soborno.

Esas pueden ser algunas de las causas por las cuales a uno le podrían terminar un contrato laboral.

A voluntad, cuando finalmente uno decide terminarla y sin causa, simplemente porque se cierra el cargo o simplemente no hay ninguna causa, uno se quiere ir porque decide irse.

Un acuerdo mutuo es cuando ambas partes, el empleado y el empleador están dispuestos a terminar el contrato de trabajo.

¿Qué podemos hacer nosotros antes de despedir a alguien?

Es importante considerar un plan de mejora de rendimiento.

En inglés las siglas sería PIP, que es una herramienta que nos permite a nosotros tener un registro del desempeño, las deficiencias o el rendimiento de la persona.

Esto se puede hacer de manera previa, idealmente mucho antes de que se considere despedir a la persona, a modo de poder permitirle mejorar dentro del contexto laboral, que se vaya revisando cuál es su desarrollo dentro de la empresa, cuáles fueron los objetivos, los tiempos planeados y si ha ido cumpliendo o no cumpliendo con estas expectativas que se le esperan.

Algunos de los beneficios de hacer este plan de mejora es primero que nos mantiene un registro como empleadores de lo que nosotros esperábamos y del desempeño de esta persona con el objetivo a corto o largo plazo y de esta forma también poder apoyarlos de manera previa.

Segundo, otro beneficio es que puede ayudar a detectar tempranamente ciertos problemas o conflictos que puedan desencadenar un despido.

¿Cuándo se requiere?

Cuando hay una disminución de productividad, cuando ya la persona empezó a disminuir su productividad, hay un conflicto o hay algo que hay que mejorar y cuando tenemos a alguien que necesita mejorar su rendimiento, por ejemplo, a darle la oportunidad a alguien para que mejore.

En honor al tiempo, como siempre y siempre quiero abordar un poquito más o hacerlo lo más completo posible, pero me explayo y me gusta incluirlos y conversar también con ustedes y pedir sus opiniones.

Por eso tendemos a usar un poquito más del tiempo, pero si me salto algunas de las diapositivas, están en sus handouts también.

Paso a paso, ¿cómo podemos hacer este plan de rendimiento?

Primero, es evaluar si es necesario o no desarrollar un plan o un borrador donde pongamos todo lo que se esperaba de la persona, con los plazos que se esperaba y poder ir chequeando la progresión con nuestro empleado, cómo se ha ido cumpliendo este proceso y estas expectativas, qué es lo que falta y cuál es el plan o la conclusión en términos de plazo y acciones a tomar para poder mejorar.

El empleo a voluntad o at-will employment es un tipo de empleo o de contrato de empleo, en el cual el empleador o el empleado puede terminar el contrato en cualquier momento, no necesariamente tiene que haber algún motivo.

Esto no es ilegal, el no darle ningún motivo y simplemente cortarlo no es ilegal, tanto para ambas partes, como para el empleador como para el empleado.

También el empleador tiene en esta modalidad la capacidad de poder cambiar sin previo aviso los términos de la relación laboral.

Cuando hablamos de despidos ilegales, por ejemplo, un empleador a uno no lo podría despedir si uno se niega a trabajar más horas de las que están estipuladas en el contrato o uno quiere tomar un leave of absence o un permiso de ausencia por alguna razón justificada o cuando uno reporta algún accidente en Recursos Humanos o algún conflicto, eso no debería ser una causa de despido o cuando hay discriminación basada en edad, en género o estado civil.

¿Qué es importante antes de despedir a una persona?

Tener siempre una notificación de despido.

Tener ojalá un discurso listo.

Poder tener asesoría legal.

Tener todos los registros.

Si se hicieron estos PIP o planes de mejoras, tenerlos también como respaldo.

Ponerse en contacto también de antemano con la persona que está a cargo de la tecnología de la empresa para poder bloquear accesos y todo lo que tenga que ver al momento del despido.

Determinar un lugar estratégico también para poder tener esta reunión final de despido.

Cuando se hace una carta de terminación, esto es una herramienta que nos permite notificar a los empleados que su contrato con la administración terminó.

¿Qué es importante incluir aquí como para hacerlo más personalizado, poder comunicar de mejor manera y mantener una mejor relación con nuestros trabajadores?

Porque la idea no es terminar una relación laboral de mala manera, al contrario, nosotros sobre todo y esta es la razón de estos talleres, poder mejorar la comunicación, cómo comunicamos estos procesos que sí son complejos.

Ojala tener una carta de verificación en la que nosotros podamos, primero, documentar la salida del empleado, incluyendo estos datos básicos del empleado.

Documentar también específicamente cuándo es la terminación del contrato.

Comunicar interna y externamente, decirle a las personas de la empresa que esta persona va a ser retirada, se va a ir.

Notificar a Recursos Humanos para que puedan hacer todo el papeleo.

Presentar la documentación que es necesaria.

Notificar también al ingeniero de tecnología para que pueda también esta persona abordar y restringir el acceso a la empresa si hay códigos a estas tarjetas.

De esa manera, comunicamos interna y externamente.

Tener un plan de transferencia de conocimiento.

Tener ya de antemano, saber qué persona va a cumplir las labores de la persona que se va.

Recoger también los activos de la empresa.

Es superimportante recuperar la propiedad de la empresa en términos de, inmobiliario o si hay algo más, artículos, material que se le dio o que se le facilitó para hacer el trabajo a la persona.

Organizar también los pagos.

Tener súper en cuenta cómo lidiar con los beneficios y los pagos finales de la persona.

Discutir los mejores acuerdos.

Asegurarse de revisar y haber firmado todos los documentos con los empleados, de que estén todos sus beneficios y que esté todo en orden.

Realizar esta entrevista de salida.

Hacer esta conversación en privado con la persona, notificarle en persona que se le va a despedir y las razones idealmente, todo justificado.

Comunicar dentro de la empresa y tratar de mantener la relación con el empleado lo mejor posible.

Aquí hay un ejemplo de cuando quieren checklist de verificación, de esta lista de salida, pueden hacer un listado de todas las cosas que hay que preocuparse antes de comunicar o de despedir a alguien o el último día de la persona y hacer el checklist para que no se les olvide nada y de esa forma que todo quede en orden.

Finalmente, haciendo ya un resumen, en el proceso de reclutamiento es importante los medios, de qué forma yo voy a comunicar y me voy a mantener informado con los solicitantes o con las personas que postulan al cargo.

Establecer un plan de comunicación constante, ser transparente con los plazos, con las etapas.

No está mal decir que una persona no fue seleccionada, pero informarle, idealmente darle un feedback de por qué no.

Eso habla bastante bien de la empresa.

Hacer que el proceso sea rastreable, que la persona pueda tener acceso a este progreso.

Mantener también los registros de todo, si se comunicó a través de email y todo el cuento, mantener ojalá todo ese material documentado.

En el proceso de terminación del contrato es importante tener en cuenta que hay que preparar una carta de terminación, tratar de recopilar todos los antecedentes, los datos que se necesiten y mantenerlos a mano, programar esta reunión para informar un cese de contrato, idealmente en persona.

Eso siempre va a mantener a la organización en una mejor posición que si uno no lo hace de frente, porque además le permite a la persona hacer preguntas y poder mantener una relación lo más cordial posible.

Consultar también todo en términos legales, que todo se esté haciendo de la mejor manera porque así evitamos que se nos demande.

Informar a Recursos Humanos y al ingeniero de tecnología que nos ayude a finalizar toda esta terminación el mismo día o en el momento que se le esté informando a la persona que ya no va a seguir en la organización.

Mantener siempre en orden todos los beneficios y los pagos, comunicar eso, cómo se va a hacer de mejor manera a la persona a tiempo.

¿Preguntas, dudas?

-Muchísimas gracias, excelente información.

-Si tienen alguna duda me hacen preguntas.

No, diga.

-Igualmente, muchas gracias por estas clases, definitivamente que son muy necesarias para nuestra labor, para nuestro trabajo.

Carolyn: Muchas gracias a ustedes también por su retroalimentación.

Si tienen alguna duda, pregunta, no duden en mandarme un correo.

Se los voy a dejar en el chat de todas maneras mi correo, forma de contacto.

Darle todas las gracias que corresponden por su participación en toda la serie de talleres.

Para mí fue un honor y un agrado poder implementar estos tallere y sobre todo me llena el saber que puedan llevarse algo de esto y poder aplicarlo para mejorar su desempeño laboral y mejorar, no solo el desempeño laboral, sino que su calidad de trabajo también.

Organicen mejor los tiempos, en este caso, como en la sesión de hoy, para que sus familias también se beneficien o ustedes mismos se beneficien de no solo estar trabajando, sino que también tener un equilibrio entre el trabajo y la vida.

Muchas, muchas gracias.

-Gracias, Carolyn.

Carolyn: Cualquier duda o pregunta, estamos en contacto.

-Muy buen trabajo y espero volver a escucharla pronto.

Carolyn: Muchas gracias.

-Nada más quería mencionar yo, ya me hice viejo, pero a lo largo de mi carrera como ingeniero viticultor y trabajando en los viñedos del norte de California, me ha tocado supervisar más de 600 personas y contratar.

A veces contratábamos 20 personas en un día, según la temporada.

Nada más quería mencionar que en la agricultura no tenemos tiempo de ser tan formales.

Últimamente, entre más grande sea la compañía, ya tienen su oficina de Recursos Humanos o especialistas porque así lo requiere.

Muy buenas ideas.

Muchas gracias.

Carolyn: Gracias, Daniel, por el feedback también.

-Claro que sí.

Carolyn: Eso siempre se agradece.

Vamos a tratar siempre de adaptar nuestro material, nuestro conocimiento a la realidad que viven todos, ustedes también en su día a día.

Es por eso que nosotros valoramos muchos también la retroalimentación y sobre todo cuando hagas la encuesta final.

Si tienen algún comentario extra, por favor, háganlo.

Eso nos ayuda a nosotros a mejorar nuestro trabajo también.

-Muy bien, muchas gracias.

-Gracias a ustedes. -Hasta luego.

Bye.

-Que estén bien, que disfruten su fin de semana.