Gestión de voluntarios en organizaciones sin fines de lucro

¿Qué es la gestión de voluntarios y empleados en organizaciones sin fines de lucro?

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro emplean a un número sustancial de voluntarios. Los dos artículos anteriores de esta serie titulados visión organizacional y declaración de misión abordaron la importancia de una perspectiva que garantice que todos en la organización trabajen hacia el propósito organizacional. Los voluntarios son los que impulsan a las organizaciones sin fines de lucro hacia sus metas y objetivos. Manna (2008) describe la gestión de los trabajadores como "ideas y procedimientos desarrollados para aumentar la motivación, la productividad y el rendimiento de los trabajadores". La gestión de voluntarios puede considerarse como asignar a las personas determinados puestos laborales en donde sean más efectivas y exitosas.

Importancia de la gestión de voluntarios

La gestión efectiva de voluntarios es crucial para que las organizaciones sin fines de lucro lleven a cabo su misión y visión organizacional. Ciertos estudios destacan la importancia de especificas prácticas de gestión, incluidas la participación en los procesos de toma de decisiones, la planificación de la sucesión, la adaptación a las habilidades de los trabajadores, la capacitación y las oportunidades de crecimiento en la satisfacción y retención laboral de los trabajadores (Bastida et al., 2018; Arboledas, 2019; Johansen & Sowa, 2017). Se ha demostrado que otras prácticas específicas de gestión de voluntarios tales como asignar a los voluntarios tareas específicas, proporcionar capacitación y reconocer las contribuciones de los voluntarios tienen un efecto en la satisfacción, la motivación y la retención de los voluntarios (Cho et al., 2020; Cuskelly et al., 2006; Hager & Brundy, 2004). El rol de la planta ejecutiva es garantizar que los voluntarios que desempeñen roles administrativos, de supervisión y/ o de gerencia apliquen las mejores prácticas mientras trabajan con otros voluntarios de la organización

Buenas prácticas de gestión de voluntarios

En el campo de la gestión organizacional, hay varios modelos que destacan prácticas que han sido catalogadas como efectivas en el proceso de gestión de voluntarios. En este artículo, resumimos estrategias y practicas sugeridas en diversos modelos de gestión de voluntarios existentes en la literatura, tales como el modelo ISOTURE (Identificación, Selección, Orientación, Capacitación, Utilización, Reconocimiento y Evaluación), GEMS (Generar, Educar, Movilizar, Sostener), LOOP (Localizar, Orientar, Operar y Perpetuar) y el DHHS-SAMHSA (Planificación, Reclutamiento, Capacitación, Gestión y Evaluación) respecto a las prácticas efectivas de gestión de voluntarios. Creemos que a la adopción de un enfoque programático basado en diversos modelos de gestión se puede aplicar al caso de las organizaciones sin fines de lucro para apoyar una mejor gestión de voluntarios. A continuación, se resumen algunas de las prácticas que han sido conocidas como efectivas y recomendadas para apoyar a ejecutivos que trabajan en organizaciones sin fines de lucro en el manejo y apoyo eficaz de los voluntarios en la organización.

Fase 1: Proceso de reclutamiento e incorporación de voluntarios

• Realizar una evaluación para identificar las necesidades de los voluntarios de la organización y sus específicos roles en función de la misión, la visión y los objetivos de la organización.
• Realizar entrevistas estructuradas con potenciales voluntarios tanto en entornos formales como informales.
• Comunicar a los potenciales voluntarios los objetivos de la organización a la que servirán esto les ayudara a comprender mejor cómo pueden encajar dentro de la organización.
• Realizar una orientación integral para asegurarse que los nuevos voluntarios conozcan el sentido de la organización y lo que esta valora, además de su específico rol dentro de la organización y las expectativas que se tienen de el/ella.

Fase 2: Proceso de integración de voluntario

• Asignar un supervisor específico para los voluntarios y asegurarse de que haya una cadena de mando clara en la organización.
• Proporcionar oportunidades de capacitación y desarrollo profesional para los voluntarios, que les ayuden a crecer personal y profesionalmente.
• Exponer a los voluntarios a nuevas experiencias, información e ideas que puedan ayudarlos con sus tareas y roles asignados.
• Comunicarse regularmente con sus voluntarios, establecer expectativas claras, involucrar a los voluntarios en el proceso de toma de decisiones, preguntar sobre las preocupaciones que ellos puedan tener y asignar posiciones especificas donde los voluntarios puedan tener éxito en función de sus habilidades y conocimientos.

Fase 3: Proceso de evaluación de voluntarios

• Desarrollar políticas organizacionales específicas para evaluar y revisar el desempeño laboral de los voluntarios.
• Reconocer los logros de los voluntarios utilizando métodos apropiados y personalizados para satisfacer las necesidades individuales de cada uno de los voluntarios.
• Establecer horarios de reuniones regulares para discutir el desempeño de los voluntarios, los desafíos relacionados con las tareas y la satisfacción general.
• Proporcionar comentarios y sugerencias claras, apropiadas, aplicables y consistentes a los voluntarios para garantizar que los potenciales problemas se identifiquen y aborden de manera rápida.

Referencias

Bastida, R., Marimon, F., & Carreras, L. (2018). Human resource management practices and employee job satisfaction in nonprofit organizations. Annals of Public and Cooperative Economics, 89(2), 323–338.

Boyce, M.V. (1971). A systematic approach to leadership development. Washington, DC: USDA, Extension Service. (ERIC Document Reproduction Service No. ED 065 793).

Cho, H., Wong, Z., & Chiu, W. (2020). The Effect of Volunteer Management on Intention to Continue Volunteering: A Mediating Role of Job Satisfaction of Volunteers. SAGE Open, 10(2), 215824402092058. DOI.org/10.1177/2158244020920588.

Culp, III, K., Deppe, C. A., Castillo, J. X., & Wells, B. J. (1998). The GEMS model of volunteer administration. The Journal of Volunteer Administration, 16(4), 36–41.

Cuskelly, G., Taylor, T., Hoye, R., & Darcy, S. (2006). Volunteer Management Practices and Volunteer Retention: A Human Resource Management Approach. Sport Management Review, 9(2), 141–163. DOI.org/10.1016/s1441-3523(06)70023-7

Groves, K. S. (2019). Examining the impact of succession management practices on organizational performance: A national study of U.S. hospitals. Health Care Management Review, 356–365.

Hager, M. A., & Brudney, J. L. (2004). Volunteer management practices and retention of volunteers. The Urban Institute.

Johansen, M. S., & Sowa, J. E. (2019). Human resource management, employee engagement, and nonprofit hospital performance. Nonprofit Management and Leadership, 29(4), 549–567.

Manna, D. R. (2008). Strategic aspects of the importance of employee management. Journal of Diversity Management, 3(1), 1–6.

Penrod, K. M. (1991). Leadership involving volunteers. Journal of Extension, 29(4).

U.S. Department of Health and Human Services (DHHS) Substance Abuse and Mental Health Services Administration (SAMHSA). (2005). Successful strategies for recruiting, training, and utilizing volunteers: A guide for faith- and community-based service providers : Substance Abuse and Mental Health Service Administration, faith-based and community initiative. DHHS Publication No. (SMA) 05-4005.