Cómo Lidiar con un Mal Voluntario: Desafíos y Soluciones

¿Cómo tratamos con un empleado o voluntario que no está realizando sus tareas asignadas o está presentando una actitud negativa hacia los demás y hacia su trabajo? Esta es una pregunta frecuente por parte de los líderes y coordinadores de voluntariados. En las organizaciones de voluntariado a menudo es complicado abordar y solucionar este tipo de situaciones, ya que suele ser difícil romper los lazos con un voluntario, especialmente cuando el 66% de los voluntarios han disminuido su cantidad de tiempo dedicada al voluntariado o se han retirado por completo durante la pandemia del COVID-19 (Fidelity Charitable, 2020). En esta situación, remover o despedir a un voluntario de bajo rendimiento puede llegar a ser aún más difícil.

Este artículo proporcionará estrategias para ayudar a administrar y en última instancia, suspender o despedir a un voluntario, al igual que proporcionarle consejos útiles sobre cómo cortar una relación de voluntariado que no esté funcionando adecuadamente.

¿Por qué los empleados o voluntarios pueden volverse problemáticos?

Como líderes de la organización es importante que podamos identificar posibles factores que causen comportamientos negativos o problemáticos en nuestros empleados o voluntarios. Según Mark Tarallo, editor senior de Security Management Magazine, hay cuatro razones principales por las que un empleado puede llegar a ser problemático para una organización.

1. Falta o escaza comunicación y retroalimentación por parte de los supervisores.
2. Actitud negativa del supervisor en su enfoque de gestión o liderazgo.
3. Falta de compromiso de los empleados con la tarea o trabajo asignado.
4. Rasgos de personalidad deficientes para el cargo o rol asignado (por ejemplo: negatividad, egoísmo, petulancia).

¿Cómo podemos manejar a los empleados problemáticos?

Una gestión organizacional eficaz puede no ser suficiente para evitar que los empleados/voluntarios se vuelvan problemáticos dentro de su organización. Sin embargo, en muchas situaciones podemos utilizar estrategias de manejo específicas para corregir comportamientos problemáticos y evitar tener que suspender o despedir a un voluntario. A través de las siguientes estrategias adaptadas de la literatura (Gallo, 2016; Kendrick, s.f.; Miller, 2007; Tarallo, 2020) podremos abordar específicamente las cuatro causas mencionadas como más comunes de porque los empleados se vuelven problemáticos:

Falta o escaza comunicación y retroalimentación por parte de los supervisores

• Corrobore constantemente con su empleado o voluntario si existen posibles problemas que puedan ser abordados de manera temprana.
• Proporcione retroalimentación de forma frecuentes y directa a sus voluntarios sobre su desempeño.
• Registre los acuerdos establecidos con sus voluntarios de modo que pueda hacer un seguimiento de lo que se ha discutido.

Actitud negativa del supervisor en su enfoque de gestión o liderazgo

• Tenga en cuenta su lenguaje corporal cuando interactúe con empleados o voluntarios, incluyendo sus expresiones faciales.
• Manténgase abierto a comentarios y críticas por parte de sus voluntarios.
• Proporcione críticas constructivas de manera motivacional y solidaria; haga hincapié en las cosas buenas que sus empleados están haciendo y hágales saber los errores que están cometiendo.
• Sea capaz de distinguir entre los sentimientos y apreciaciones personales de las interacciones profesionales cuando trabaje con sus voluntarios.

Falta de compromiso de los empleados con la tarea o trabajo asignado

• Reconozca las fortalezas y debilidades de sus empleados para asegurarse de que esta asignando tareas acordes a sus capacidades y talentos.
• Reasigne o reorganice tareas asegurándose de otorgar a los empleados o voluntarios nuevas responsabilidades y desafíos basados en sus conocimientos y habilidades.
• Permita y anime a sus empleados a tomarse descansos de sus tareas o trabajos asignados cuando parezcan estar luchando para mantenerse comprometidos.

Rasgos de personalidad deficientes para el cargo o rol asignado (por ejemplo: negatividad, egoísmo, petulancia).

• Reconozca y comunique el bajo rendimiento, actitudes o acciones negativas que sus empleados o voluntarios estén teniendo y hágalo en forma privada. Puede que ellos no sean conscientes de sus errores.
• Asegúrese de que usted como coordinador o líder es sensible a las situaciones personales de sus empleados y tenga eso en cuenta cuando aborde temas de rendimiento y comportamiento.
• Aliente a sus empleados/ voluntarios a tomar en consideración las consecuencias de sus acciones en términos de afectar los demás y a la organización.
• Informe a sus empleados/ voluntarios de los posibles recursos que están disponibles para ellos (por ejemplo: consejería).

¿Cómo cortamos lazos con un voluntario?

A pesar de utilizar las estrategias para administrar y abordar comportamientos problemáticos de empleados o voluntarios, hay situaciones en las que lo mejor para la organización es terminar la relación con el empleado o voluntario. Esta es una decisión difícil de tomar y de llevar a cabo por parte de los coordinadores o líderes de una organización, especialmente cuando se trata de voluntarios. Sin embargo, hay ciertos pasos que podemos considerar para asegurarnos de que estamos siendo respetuosos y profesionales en el abordaje de esta difícil situación. Los siguientes consejos están adaptados de Branson & Long, (1992) y Fox & Sheeran, (2009).

1. Asegúrese de documentar todo, incluyendo advertencias formales, alertas condicionales, acciones inapropiadas y ciertos ejemplos de mala conducta, etc.
2. Reúnase en persona con el voluntario si es posible y preferiblemente en grupo. Durante este encuentro exponga claramente las razones por las cuales está cortando la relación en función de las políticas de la organización.
3. Durante la reunión no trate de discutir o debatir con el voluntario, permanezca firme en su postura y recuerde que el silencio en este caso puede ser muy adecuado.
4. Haga entrega de una carta formal de termino o despido, especialmente si el voluntario debe realizar acciones específicas antes de dejar la organización.
5. Si el despido se debe a circunstancias asociadas con una mala adaptación a la organización, trate de proporcionar al voluntario otras oportunidades que mejor se adapten a sus habilidades.

Referencias

Branson, F., & Long, N. D. (1992). Dismissing a Volunteer. Journal of Extension, 30(4).

Fidelity Charitable. (2020). The Role of Volunteering in Philanthropy.

Fox, M., & Sheehan, L. (2009). How to Tell Your Volunteer Good-bye. Nonprofit World, 27(5), 18-21.

Gallo, A. (2016, October 3). How to Manage a Toxic Employee. Harvard Business Review.

Kendrick, F. (n.d.). When Helping Hands Hurt your Cause. VolunteerHub.

Miller, L. (2007). From Difficult to Disturbed: Understanding and Managing Dysfunctional Employees. AMACOM.

Tarallo, M. (2020, June 9). Effective Strategies for Working with Problem Employees. SHRM.